3.1 Изготовление бланков удостоверений, голографических знаков, малых гербовых выжимных металлических печатей для центрального аппарата, территориальных органов и учреждений Министерства организуют Департамент материально-технического обеспечения, Главное управление исполнения наказаний Минюста России, руководители территориальных органов и учреждений по заявкам соответствующих кадровых органов или кадровых служб.
При изготовлении бланков удостоверений, голографических знаков и малых гербовых выжимных металлических печатей заказчикам необходимо обеспечить надлежащий контроль за их изготовлением, исключив возможность производства неучтенных экземпляров.
3.2. Все записи в удостоверении производятся на основании личного дела государственного служащего (сотрудника).
3.3. На правой внутренней стороне удостоверения записываются классный чин или специальное звание, фамилия, имя, отчество, занимаемая должность без указания характера служебной деятельности, а также дата выдачи. Классный чин и специальное звание записываются без сокращений.
На левой внутренней стороне удостоверения наклеивается фотокарточка (бюст, анфас) без светлого угла размером 4 х 5 см на матовой тонкой фотобумаге.
Под фотокарточкой для сотрудников УИС указывается личный номер владельца удостоверения и срок действия удостоверения.
3.4. В удостоверениях за подписью Министра юстиции Российской Федерации его заместителей и начальника ГУИН Минюста России на верхний правый угол фотокарточки наклеивается голографический знак установленного образца (приложение N 4).
3.5. Для оформления удостоверения принимаются черно-белые или цветные фотокарточки. Фотографирование производится без головного убора. Сотрудники уголовно-исполнительной системы и судебные приставы фотографируются в повседневной форме одежды. Государственные служащие, имеющие классный чин, фотографируются в форменной или штатской одежде.
Изображение погон и эмблем на фотокарточке должно быть отчетливым. Количество звезд на погонах должно соответствовать специальному званию (классному чину), присвоенному на момент заполнения удостоверения.
3.6. Удостоверения выдаются сроком на 4 года. Продление срока действия удостоверений запрещается.
Удостоверения, возвращенные в кадровый орган (кадровую службу), а также испорченные вкладыши удостоверений погашаются специальным штампом с надписью "Аннулировано".
Возвращенные обложки удостоверений хорошего качество могут повторно использоваться для выдачи с новыми вкладышами.
3.7. После подписи удостоверения соответствующим должностным лицом в нижнем левом углу правой внутренней стороны удостоверения и на левой стороне на правом нижнем углу фотокарточки накладываются оттиски малой гербовой выжимной металлической печати установленного образца (приложение N 5 к Инструкции), при этом используется мастика красного цвета.
3.8. Заполнение бланков удостоверений производится с помощью компьютерной техники, оборудованной лазерными или струйными печатающими устройствами, с использованием оптимальных шрифтов с начертанием "курсив".
Разрешается заполнять бланки удостоверений от руки тушью черного цвета четким разборчивым почерком.
Внутренние стороны удостоверений могут быть ламинированы или покрыты прозрачным лаком.
3.9. В отдельных случаях удостоверение может быть заверено штампом с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации.
Право оформления факсимильной подписи Министра юстиции Российской Федерации в этих случаях предоставляется руководителю Департамента делопроизводства или лицу, его замещающему. Основанием для оформления факсимильной подписи на удостоверении является письменная заявка руководителя Департамента государственной службы и кадров или лица, его замещающего.