212. После утверждения заключения на оплату признанной суммы выписывается приказ на бланке (форма ФДУ-22) в трех экземплярах (приказ, уведомление, корешок). Первый экземпляр приказа передается в финансовую службу дороги для оплаты. Уведомление (второй экземпляр приказа), направляемое заявителю претензии, должно обязательно иметь круглую печать.
При полном или частичном отклонении претензии обязательно посылается ответ заявителю с возвращением представленных им в подтверждение претензии документов.
В претензионном деле должна быть оставлена копия накладной со всеми имеющимися на ней отметками, коммерческого акта, акта экспертизы, а в необходимых случаях также копии других документов (или выписок из них), подтверждающих отсутствие вины железной дороги в несохранности груза.
В ответе указывается основание отклонения претензии со ссылкой на соответствующую статью Устава или на Правила перевозок грузов.
При удовлетворении претензии в полной сумме представленные при претензии документы не возвращаются, а остаются в делах грузовой службы.