При том, что любая библиотека имеет дело с тиражированными материалами (изданиями), находящиеся в фонде библиотеки документы не равнозначны по своей ценности. Для целей сохранности необходимо обозначить несколько групп (категорий) документов, обращение с которыми в процессе использования должно быть различным. В качестве дифференцирующих признаков документа выделены два:
а) уникальность или ценность;
б) физическое состояние.
Диапазон различий документов по первому признаку простирается от уникального экземпляра, книжного памятника мирового уровня, замена которого невозможна (при наличии нескольких экземпляров каждый будет рассматриваться как уникальный), до экземпляров современного массового издания, замена которого новым экземпляром целесообразней его ремонта или реставрации.
Второй признак позволяет выделить в сферу особого внимания издания, изготовленные на кислотной бумаге (втор. пол. XIX века - начало XX века); экземпляры, пришедшие в ветхость, но не потерявшие ценности для читателей; издания, в силу полиграфических особенностей уязвимые для посягательств на умышленные разрушения (несброшюрованные комплекты материалов, карты, иллюстрации и т.п.).
Категории сохранности распределяются следующим образом:
I категория сохранности - экземпляры, обладающие всеми признаками книжного памятника.
Документ данной категории требует особого режима использования - обеспечение непрерывного визуального контроля за использованием документа, наличие особых правил документирования выдачи и т.п.
// категория сохранности - экземпляры, обладающие дополнительной ценностью (например, автографами, экслибрисами, пометами и т.п.), а также экземпляры, замена которых затруднена, а в ряде случаев невозможна (малый тираж, давность выхода в свет, высокая цена и т.п.). Их утрата не может быть полноценно восполнена другим изданием, в первую очередь это касается легко разрушающихся изданий. К данной категории, в частности, относятся архивные экземпляры библиотек-депозитариев обязательного экземпляра; экземпляры, напечатанные на кислотной бумаге, ветхие, но сохраняющие актуальность для читателей и не имеющие полноценной замены; изоиздания и картографические издания, миниатюрные книги; издания большого формата, неосторожное обращение с которыми создает риск их разрушения.
Использование изданий данной категории требует соблюдения ряда правил, обеспечивающих повышенный контроль за их обращением.
/// категория сохранности - издания массового характера, потребность в которых имеет определенный временной период или восстановление которых другим изданием представляется допустимым и возможным.
Для изданий данной категории сохранности не устанавливается никаких дополнительных регламентирующих условий использования, кроме принятых в библиотеке.
В процессе использования документов из библиотечных фондов неизбежны их повреждения. Принципиальным является различие повреждений неумышленных, появляющихся в процессе нормативного использования (амортизация издания), и умышленных, произведенных пользователем (вырезание иллюстраций, вырывание страниц, подчеркивание и т.д.). Соответственно и предпринимаемые меры должны быть различны и адекватны потенциальной угрозе документу.