- совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов;
- определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания);
- разработка системы показателей государственной статистической отчетности, оптимальной для библиотек различного статуса и форм собственности;
- вывод библиотечных фондов из состава непроизводственных основных фондов (средств);
- переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;
- информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.
1. Нормативно-правовое обеспечение
совершенствования учета фондов
На основании анализа действующих нормативно-правовых актов, регламентирующих учет документов в библиотеках, архивах, музеях, органах научно-технической информации, необходимо создание разноуровневой системы нормативной базы, регламентирующей организацию учета библиотечных фондов, права, обязанности и ответственность учредителей и руководителей библиотек-фондодержателей всех уровней и форм собственности за формирование, организацию, хранение, сохранность, использование документов всех видов.
2. Единицы учета документов
Библиотеки осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах. В соответствии с ГОСТ 7.20.80 "Единицы учета фонда библиотек и органов научно-технической информации" объем фонда измеряется в основных единицах - экземплярах и названиях.
Однако существующий стандарт не обеспечивает получение унифицированной информации по различным видам документов. Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия "электронный документ", не определены типология электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.
Необходимо разработать принципы унификации единиц учета документов, относящихся к специализированным фондам (книжным памятникам, архивным документам, находящимся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейным предметам и коллекциям). Их учет должен быть приведен в соответствие с действующим законодательством: Положением об архивном фонде Российской Федерации, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Положением о музейном фонде Российской Федерации, Положением о книжных памятниках.
Подпрограммой предусматривается разработка ГОСТа "Библиотечная статистика". В качестве составной его части включен раздел "Единицы учета фондов", в нем предлагается классификация видов документов, исходя из способа фиксации информации. С помощью этого ГОСТа решаются задачи: унификации единиц учета фонда; установления статистических сопоставляемых показателей движения фондов библиотек, обеспечения соответствия правилам учета фондов международной библиотечной статистики.
Центральное место отводится основной единице учета - экземпляру - как оптимальному способу упорядочения государственной статистики для всех видов документов, независимо от материальной основы носителя информации.
Предстоит решить на межведомственном уровне ряд вопросов о внесении изменений в нормативные документы, обеспечивающие единообразие ведения учетной политики в стране, в частности, в Общероссийский классификатор единиц измерения (1994 год), приняв за основную единицу измерения фонда библиотек экземпляр, а не том, как зафиксировано в документе.
3. Система показателей государственной статистической отчетности
К ведению учета предъявляются требования соответствия номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию. Однако реализация этого требования затруднена сложившимся несоответствием между фактическим составом фонда и отражением его в формах государственной статистической отчетности. Не все виды документов и не все виды фондов в составе библиотеки фиксируются в статистических документах. Отсутствует полнота и точность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны, так как не достигнута сопоставимость сведений о фонде библиотек различных ведомств; библиотеки различных ведомств имеют различные сроки представления статистической отчетности, не существует единой формы статистической отчетности для библиотек различных ведомств.
На основе координации деятельности библиотек разных ведомств совместно с Госкомстатом Российской Федерации предстоит разработать единую модель сбора, группировки и анализа информации о библиотечном фонде страны, сочетающую особенности развития библиотечного дела в России и международные требования к ведению библиотечной статистики. Модель явится основой для создания единой формы статистической отчетности для библиотек различных ведомств.
4. Библиотечные фонды в составе основных
непроизводственных фондов (средств)
Библиотечные фонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета. В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) библиотечные фонды входят в их состав. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны подлежать учету библиотечному (суммарному и индивидуальному) и бухгалтерскому (балансовой стоимости). Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки, входят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.
В зарубежных библиотеках существует понятие "историческая цена документа" и нет практики оценки и переоценки фондов библиотек в связи с различными экономическими процессами.
Балансовая стоимость библиотечного фонда не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный библиотечный фонд - национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определить невозможно.
Библиотечные фонды относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространяется не на все типы библиотек и не на все виды документов в фондах библиотек.
Реформирование учета связано с подготовкой предложений в Правительство Российской Федерации о поэтапном выводе библиотечных фондов из состава основных фондов (средств) и отменой учета из балансовой стоимости