Выбор объектов и определение форм консервации осуществляются в точном соответствии с результатами комплексной научной экспертизы и базируются на четырех основных критериях: уникальность, историко-культурная значимость документа, его физическое состояние, спрос.
1. Уникальность - критерий, отделяющий от основной массы документов прежде всего рукописи, редкие книги, архивные материалы. Для них обязательно создаются улучшенные условия хранения и при необходимости обеспечиваются реставрация и стабилизация.
Для огромного объема документов, не являющихся уникальными, важны сведения, касающиеся трех других критериев.
2. Историко-культурная значимость. К группе документов для первоочередной консервации относят документы, имеющие высокую историко-культурную значимость. В подавляющем большинстве таковыми являются уникальные документы.
3. Состояние документа - критерий, характеризующий степень изменения свойств материалов под влиянием факторов внешней среды.
Первоочередной консервации подвергаются документы, имеющие значительные повреждения.
4. Частота использования. Очередность консервации документов по приведенным выше критериям корректируют согласно частоте и характеру использования.
Повышенный спрос на документы является основанием для их перевода на нетрадиционные носители, срок существования оригиналов продлевают посредством специальных обработок.
На основе полученной комплексной характеристики принимается регламент работы с документом. В особо сложных случаях заключение дает реставрационный совет или иной коллегиальный орган. Он же рекомендует условия и правила дальнейшего хранения и использования документа, определяет сроки и виды последующих обработок и форм контроля. В соответствии с основными установленными признаками документа, записанными в паспорте, совет принимает во внимание научно-практические возможности консервации, в том числе стоимость необходимых обработок.
Для совершенствования отбора документов на первоочередную консервацию определения формы консервации необходимы:
компьютерное обеспечение для создания базы данных, позволяющей получить статистические и аналитические сведения по каждому документу или группе документов;
кадровое и материально-техническое обеспечение современных технологий консервации;
наличие инструментальной базы для физико-химических и биологических исследований;
наличие системы сравнительных оценок трудоемкости и стоимости рекомендуемых технологических процессов.