46. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости. В дело также помещаются иные документы, указанные в Законе, например: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона), уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона), копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона) (пункт дополнен с 21 декабря 2003 года приказом Минюста России от 19 ноября 2003 года N 295 - см. предыдущую редакцию).
47. Дело правоустанавливающих документов идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел Единого государственного реестра прав (кадастровым номером, а при его отсутствии - условным номером). Номер дела правоустанавливающих документов указывается на его титульном листе. На титульном листе дела правоустанавливающих документов также указываются: наименование Службы или территориального органа Службы и его обособленного подразделения (если дело правоустанавливающих документов ведется обособленным подразделением территориального органа Службы), адрес (местоположение) объекта недвижимости (пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2005 года приказом Минюста России от 24 декабря 2004 года N 199, - см. предыдущую редакцию).
48. Документы нумеруются и хранятся в делах в хронологическом порядке их поступления. Дела правоустанавливающих документов прошиваются.
49. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем (приложение N 6), в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, наименование и реквизиты, номера листов в деле.
В случае если вносимые в опись сведения не умещаются на одном листе, открывается дополнительный лист описи. Листы описи нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.
В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними и копия данного документа помещена в дело правоустанавливающих документов по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел правоустанавливающих документов по остальным объектам недвижимости указывается следующее:
в графе "Наименование и реквизиты документов" - наименование и реквизиты данного документа;
в графе "Номера листов в деле" - номер дела правоустанавливающих документов, в котором хранится этот документ.
При этом в данном случае в описях указанных дел графа "N п/п" не заполняется.
50. В копии помещаемой в дело расписки, подлинник которой выдан заявителю, делается отметка о возврате заявителю после завершения государственной регистрации прав подлинников документов с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), выдавшего документы, и лица, получившего документы. Запись о выдаче документов скрепляется подписями работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и получателя документов. Копии документов остаются в деле (пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2005 года приказом Минюста России от 24 декабря 2004 года N 199, - см. предыдущую редакцию).
51. Копии документов, хранящихся в деле, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях на копиях документов, хранящихся в деле, работник органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и заявителя (пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2005 года приказом Минюста России от 24 декабря 2004 года N 199, - см. предыдущую редакцию).
52. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам.
53. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием кадастровых (а при их отсутствии - условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел правоустанавливающих документов в отношении объектов недвижимости, образованных путем слияния, разделения, выделения, к номерам вновь заведенного дела добавляются ссылки на кадастровые (а при их отсутствии - условные) номера ранее существовавших объектов недвижимости.
54. Все дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в архив органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и вносятся в каталог архива (абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2005 года приказом Минюста России от 24 декабря 2004 года N 199, - см. предыдущую редакцию).
Дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, располагаются в архиве с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества в соответствии с пунктом 6 статьи 12 Закона.