Сведения о доходах физических лиц и едином социальном налоге (взносе) на магнитных носителях представляются в налоговые органы в виде файла, структура которого определяется настоящим документом. Файл состоит из заголовка файла и отдельных документов, каждый из которых соответствует одной справке о доходах физического лица и едином социальном налоге (взносе). Документ состоит из реквизитов, каждый из которых соответствует разделу или отдельному полю справки. Реквизиты, соответствующие полям справки, значения которых во всех справках, сдаваемых налоговым агентом, одинаковы, вынесены в заголовок файла.
Все справки, сдаваемые в налоговый орган, должны размещаться в одном файле. По согласованию с налоговым органом допускается сдача нескольких файлов.
5.1. Структура наименования файла
Сведениям доходах физических лиц и едином социальном налоге (взносе) на магнитных носителях представляются в виде текстовых файлов в кодировке DOS (866 кодовая страница) с именем
SMMMMMNN.txt, где:
NN - порядковый номер файла в отчетном году
MMMMM - 5-9 цифры ИНН для налогового агента (налогоплательщика единого социального налога (взноса)) - ЮЛ или 6-10 цифры ИНН для налогового агента (налогоплательщика единого социального налога (взноса)) - ФЛ
S - префикс типа передаваемой информации (S - сведения о доходах физического лица и едином социальном налоге (взносе)).
Сформированный файл упаковывается архиватором ARJ в файл с именем, соответствующим txt-файлу, но имеющим расширение ARJ.
В случае отсутствия архиватора ARJ возможна передача неупакованного txt-файла. Информация представляется в налоговый орган на дискетах 3,5". Использование других типов магнитных носителей возможно только по согласованию с принимающим данные налоговым органом.
Количество информации в файле ограничивается требованиями размещения данных на одном магнитном носителе.
Для нумерации файлов используются арабские цифры и символы латинского алфавита.
Представляемая в налоговый орган дискета предварительно должна быть проверена на отсутствие вируса.
5.2. Форма представления сведений о доходах физических лиц и едином социальном налоге (взносе) на магнитных носителях
Структура формы представления сведений о доходах физических лиц и едином социальном налоге (взносе) на магнитных носителях приведена в таблице 1.
В графе НАИМЕНОВАНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ указывается полное наименование реквизита.
В графе ДЛИНА указывается максимальная длина реквизита. Для числовых значений с дробной частью длина реквизита представлена в виде К.Д, где К - общее число символов в числе, включая десятичную точку; Д - количество символов в дробной части числа.
В графе АББРЕВИАТУРА указывается сокращенное наименование реквизита, используемое при представлении информации.
Каждый реквизит записывается в отдельной строке. Признак окончания строки - пара символов с кодами 13 и 10. Сокращенное наименование реквизита отделяется от значения знаком ":" (двоеточие).
Текстовое (символьное) значение может состоять только из заглавных букв, цифр и других символов, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" (коды 13 и 10).
Запись числового значения может содержать как только цифры (целое число, представляющее суммы исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц), так и включать десятичную точку, отделяющую рубли от копеек (при представлении сумм доходов, вычетов, сумм исчисленного единого социального налога (взноса)). При отсутствии копеек формат представления данных не нарушается, то есть после десятичной точки проставляются две цифры "0", например: "289.00".
Значение типа ДАТА имеет специальный формат для представления дат в виде ДД.НН.ГГГГ, где ДД - число, НН - номер месяца, ГГГГ - цифры года.
Символ "|" (вертикальная черта) соответствует союзу "или" и обозначает выбор одного из указанных значений,
Символы "[" и"]" определяют группу повторяющихся элементов в реквизите и форму ее записи.
Ведущие нули в кодах из справочников, приведенных в приложении к формам NN 1-НДФЛ и 2-НДФЛ "Справочники", являются обязательными.
5.2.1. Состав файла и структура информации документа