6.1. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233.
6.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
6.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
6.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
6.5. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя структурного подразделения Министерства не подлежит разглашению (распространению).
6.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
6.7. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
6.7.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
6.7.2 Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в Министерство и содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Департаментом делопроизводства, а в структурных подразделениях - работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации.
6.7.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются отдельно от несекретной документации. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
6.7.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
6.7.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дел, в которое помещены такие документы, также проставляются пометка "Для служебного пользования".
6.7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
6.7.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
6.7.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
6.7.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Минюста России за подписью заместителя Министра, курирующего Департамент делопроизводства. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
6.7.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность заместитель Министра, курирующий Департамент делопроизводства, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.7.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.