5.1. Работа с обращениями граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан, Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
5.2. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации осуществляется отделом писем и приема граждан Департамента делопроизводства (далее - отдел писем).
5.3. Зарегистрированные в отделе писем обращения, не требующие доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в соответствующие структурные подразделения Министерства.
5.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей структурных подразделений.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе писем, а письма, требующие дополнительного изучения и поверки, в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем Министра, давшим соответствующее поручение, или по согласованию с отделом писем руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в отдел писем.
5.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов и учреждений Министерства, если не требуется вмешательства Министерства, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Министерства эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя структурного подразделения, его заместителя или начальника (его заместителя) отдела по работе с обращениями граждан, если таковой имеется в структурном подразделении.
5.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Министерства, направляются в 5-дневный срок по принадлежности за подписью начальника отдела писем или его заместителя.
5.7. Поступившие в структурные подразделения письма без резолюции Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, по требующие особого внимания, докладываются руководителем структурного подразделения Министру юстиции Российской Федерации или, в соответствии с распределением обязанностей, его заместителю. При этом согласовывается порядок рассмотрения обращения.
5.8. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с выездом на место работников соответствующих структурных подразделений принимается Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем.
5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Министерство с сопроводительным письмом на имя Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителем органа исполнительной власти или региона, в день регистрации докладываются руководителю Департамента делопроизводства или его заместителю, который в этот же день докладывает их соответствующему руководителю Министерства. В таком же порядке подлежат докладу руководству Министерства письма, содержащие жалобы на сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и учреждений Министерства, главных судебных приставов субъектов Российской Федерации и руководителей региональных органов системы исполнения наказаний. Письма с резолюциями Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей передаются исполнителю только через отдел писем, где в случае необходимости берутся на особый контроль.
5.10. Отделом писем на "особый контроль" берутся обращения граждан, направляемые в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти, если после разрешения обращения им требуется дать ответ. На "особый контроль" могут быть взяты и другие обращения.
5.11. Поручения по обращениям граждан вместе с производством передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения противоречий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
5.12. Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел писем.
5.13. При рассмотрении обращения гражданину должно быть обеспечено право лично изложить доводы лицу, рассматривающему его обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки, представить дополнительные материалы или ходатайствовать об их истребовании органом, рассматривающим жалобу, получить письменный или устный ответ о принятых решениях.
5.14. По обращениям, принятым к производству Министерством, окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными подразделениями и подписываются его руководителем или заместителем руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает руководитель структурного подразделения, если ранее ответ направлялся за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью руководителя структурного подразделения, то на повторное обращение ответ подписывает курирующий соответствующее структурное подразделение заместитель Министра.
5.15. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся ответы по обращениям на действия руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, если они ранее принимали решение по жалобе. В отдельных случаях руководитель подразделения может дать повторный ответ.
5.16. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся ответы по обращениям "особого контроля" органам, взявшим обращение на контроль. Ответы по таким обращениям могут быть подписаны руководителем департамента, если ранее он не принимал по ним решение.
5.17. По обращениям, направленным для рассмотрения в территориальные органы и учреждения Министерства, ответы подписывают соответственно их руководители.
5.18. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, недопустим. Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки заявителю ответа о принятом решении.
К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные какого-либо смысла и анонимные, т.е. не содержащие подписи автора, сведений о его фамилии, имени, отчестве, а также данных о месте его жительства, работы или учебы.
5.19. Личный прием граждан в приемной Министерства организуют и проводят начальник отдела писем, его заместитель, специалисты приемной. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя принимает руководитель Департамента делопроизводства или его заместитель.
5.20. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, при наличии у них ответов руководителей территориальных органов и учреждений Министерства проводится специалистами и руководителями структурных подразделений.
Заместители Министра принимают граждан при наличии у них аргументированных возражений на решение руководителя структурного подразделения Министерства.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на решения заместителей Министра, граждан принимает лично Министр юстиции Российской Федерации.
5.21. Организацию приема посетителей специалистами и руководителями структурных подразделений Министерства осуществляют начальник, его заместитель и специалисты отдела писем и приема граждан. Организацию приема посетителей Министром юстиции Российской Федерации или его заместителями осуществляет руководитель Департамента управления.