1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации.*
________________
* Далее по тексту - Министерство, Минюст России.
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами в Министерстве устанавливаются специальной инструкцией.
1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, а также нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 05.10.2000 N 760, основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, Положение о Департаменте делопроизводства, иные нормативные акты.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Департаментом делопроизводства.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.
Работники Министерства несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения и в Департамент делопроизводства. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует Департамент делопроизводства и курирующего заместителя Министра.
При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку, работник по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства отвечают их руководители.
Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями.
Задачи, функции и порядок работы Департамента делопроизводства регламентируется соответствующим положением. Обязанности и права работников Департамента делопроизводства определяются их должностными инструкциями.
1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.