Е.Ф.Мосин,

доцент кафедры права предпринимательской деятельности СПбГУП,  

адвокат Санкт-Петербургской городской коллегии адвокатов

Телефон (812) 186-8057

E-mail: mosin@mail.rcom.ru

Заграничные командировки:
расходы, бухгалтерский учет, налогообложение,
ответственность
Часть 1*

________________
     * см. Часть 2 по ссылке - Примечание "Кодекс".             

Комплексно рассматривается все, что имеет отношение к заграничным командировкам: порядок оформления командировок; разнообразные расходы командированных работников и требования к отчетности по этим расходам; порядок приобретения и возврата иностранной валюты; бухгалтерские записи (проводки) с учетом курсовых разниц; условия отнесения отдельных затрат на себестоимость продукции (работ, услуг); ситуации, когда с возмещения работнику его затрат берутся подоходный налог и страховые взносы в государственные внебюджетные социальные фонды; ответственность граждан за нарушения таможенного законодательства и нарушения, связанные с выполнением валютных операций, а также многие другие вопросы командировочной практики.

Книга основана на нормативных актах, действующих по состоянию на 10 августа 1998 г.

Книга удобна как для ознакомления с данной темой, так и в качестве справочного пособия по ней.

Книга предназначена для работников, направляемых в загранкомандировки, руководителей, бухгалтеров, менеджеров и экономистов организаций и предприятий всех организационно-правовых форм и разных видов деятельности.    

Предисловие

В данной книге комплексно рассматривается все, что имеет отношение к служебным заграничным командировкам: порядок оформления командировок; разнообразные расходы командированных работников и требования к отчетности по этим расходам; порядок приобретения и возврата иностранной валюты; бухгалтерские записи (проводки) с учетом курсовых разниц; условия отнесения отдельных затрат на себестоимость продукции (работ, услуг); ситуации взимания и порядок исчисления налога на добавленную стоимость; ситуации, когда с возмещения работнику его затрат берутся подоходный налог и страховые взносы в государственные внебюджетные социальные фонды; ответственность граждан за нарушения таможенного законодательства и нарушения, связанные с выполнением валютных операций, а также многие другие вопросы командировочной практики.

Даются примеры расчетов авансов на командировочные расходы в иностранной валюте, бухгалтерских записей (проводок) на счетах учета для различных ситуаций практики, расчетов сумм налогов и сборов, арбитражной практики в связи с загранкомандировками.

Книга удобна как для ознакомления с темой служебных загранкомандировок, так и в качестве справочного пособия по ней. Автор стремился к тому, чтобы после первого прочтения книга осталась служить для читателя постоянным справочником, который удобно иметь под рукой: при необходимости заглянуть и быстро что-то вспомнить, проверить, уточнить - в повседневной жизни таких ситуаций много. Эта цель определила особенности структуры и содержания книги и ее полиграфическое исполнение.  

Конечно, автор хотел бы, чтобы читатель прочел книгу полностью. Однако он понимает, что многие читатели будут знакомиться лишь с определенными разделами книги, нужными им для решения конкретных проблем. При той психоэмоциональной нагрузке и ответственности, которая характерна для большинства активно работающих в бизнесе, в рабочие часы обычно не удается найти время для спокойного изучения и сопоставления разных разделов книги. Часто все, что требуется от книги в разгар рабочего дня, - это как можно быстрее найти и просмотреть в ней те несколько страниц, на которых собрано все, что нужно для разрешения возникшего вопроса, не отвлекаясь ни на что другое. Поэтому каждый раздел книги сделан относительно автономным, что привело кое-где к повторам отдельных положений (на что автор шел вполне сознательно, руководствуясь интересами и удобствами читателя), но зато дает возможность читателю быстро получать исчерпывающий ответ на конкретный практический вопрос без обращения к другим разделам и к другим источникам (включая нормативные акты). Такой стиль нередко характерен для американской литературы аналогичного назначения и автор счел его привлекательным.

При разногласиях с налоговым инспектором налогоплательщик может защитить свою позицию только ссылками на нормативные акты (как показывает практика, в этих спорах книги и статьи в качестве аргументов малоэффективны). Поэтому все положения, аргументы и разъяснения, имеющие значение для налогоплательщика, снабжены в книге ссылками на соответствующие статьи и пункты нормативных актов (для краткости нормативные правовые акты и акты нормативно-технического характера в книге часто объединяются под одним термином - нормативные акты). Автор стремился к тому, чтобы каждое положение, имеющее значение для налогоплательщика, было снабжено ссылкой на соответствующий нормативный акт. Ссылки на акты с указанием их названий и других реквизитов или даны непосредственно в тексте, или, если можно обойтись без вставки названий нормативных актов и их реквизитов внутрь абзаца, даны в квадратных скобках в строке, завершающей ту часть текста, которая написана с использованием этих актов.

Чтобы в тексте было легче распознавать реквизиты нормативных актов и их рубрик, они даны курсивом, а собственно названия актов помещены в кавычки - независимо от падежа, в котором стоит название. Это вопреки правилам, но зато облегчает и ускоряет понимание текста; в противном случае длинные, многословные названия нормативных актов замедляют понимание фраз, в которые они вставлены.

Обилие ссылок, возможно, не каждому понравится при первом прочтении книги, но зато каждый оценит это, когда книга станет его настольным справочником и помощником в работе, когда понадобится быстро найти аргумент в "дискуссии" с работниками налоговых органов.  

Книга основана на нормативных актах, действующих по состоянию на 10 августа 1998 г. То есть, при подготовке книги все нормативные акты использовались в той их редакции, которая соответствует этой дате. Вместе с тем, для облегчения читателю поиска конкретного нормативного акта и во избежание загромождения текста книги датами и номерами всех, иногда довольно многочисленных редакций акта ссылки на нормативные акты даны с указанием, как правило, только тех даты и номера, которые были присущи самой первой редакции (публикации) акта.

Поэтому нормативный акт, за названием которого в книге в скобках написано "посл. ред.", читатель должен применять в его последней редакции, а не в редакции на дату, которая указана вместе с номером этого акта. Например, запись: Инструкция Госналогслужбы России от 11.10.95 N 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (посл. ред.) означает, что эту Инструкцию надо применять не в редакции от 11.10.95, а в ее последней редакции, в данном случае в редакции от 29.12.97. Обозначение "посл. ред." призвано сигнализировать читателю о том, что нормативный акт редактировался после его первого издания и, если у читателя есть желание сопоставить текст книги с нормативным актом, то сопоставлять нужно с последней редакцией нормативного акта, поскольку авторская ссылка сделана на нее.

Первое упоминание в разделе книги давнего, но действующего в настоящее время нормативного акта, как правило, сопровождается указанием дат и номеров всех его редакций или только последней из них. Это может пригодиться читателю, когда он не знает, редактировался ли нормативный акт после той даты, на которую у него имеется текст акта. Также, как правило, при первом упоминании акта указываются (если имеются) дата и номер его регистрации Минюстом России.

В книге вместо терминов "предприятие", "организация", "учреждение" для лаконичности почти везде, где это не меняет сути содержания, не вводит в заблуждение читателя и где не цитируется нормативный акт, используется термин "фирма". Этот термин популярен в России и часто используется именно с этой целью; к тому же в нормативных актах для этой же цели до сих пор нередко используются разные обозначения - "предприятие", "организация".

Данная книга, естественно, не может полностью избавить читателя ни от необходимости самостоятельного изучения нормативных актов по теме книги, ни от самостоятельного решения соответствующих проблем в фирме, где читатель работает. Автор книги, хотя и убежден в ее правильности, однако, во избежание каких-либо недоразумений и претензий от кого бы то ни было, не берет на себя ответственность за последствия использования в конкретной ситуации предпринимательской деятельности любой информации из книги - эта ответственность ложится целиком и полностью на того, кто эту информацию использует. Поэтому автор не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате какого бы то ни было использования, не использования или ненадлежащего использования информации, содержащейся в данной книге, равно как и не претендует на выгоду, полученную от использования этой информации.  

Книга предназначена для работников, направляемых в загранкомандировки, руководителей, бухгалтеров, менеджеров и экономистов организаций и предприятий всех организационно-правовых форм и разных видов деятельности.

Автор считает своим приятным долгом засвидетельствовать свое глубокое уважение и выразить свою искреннюю благодарность и признательность тем, кто помогал ему своими замечаниями и советами, тем, кто одобрял и поддерживал увлечение автора проблемами и вопросами экономики и юриспруденции, в первую очередь:

- Елисеевой И.И., члену-корреспонденту Российской Академии Наук, доктору экономических наук, профессору, заведующей кафедрой статистики Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов;

- Кемтеру В.Б., профессору кафедры бухгалтерского учета и аудита Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов;

- Лавриненко Н.В., судье Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа;

- Сапуну В.А., профессору, заведующему кафедрой теории и истории государства и права Санкт-Петербургского гуманитарного университета профсоюзов;

- Торкановскому В.С., доктору экономических наук, профессору кафедры денег и ценных бумаг Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов.

Но, разумеется, ответственность за все ошибки, неточности, неясности изложения и любые прочие недостатки, которые читатели найдут в этой книге, несет только ее автор. Поэтому предложения, пожелания и замечания читателей будут приняты с большой благодарностью, если они будут направлены по адресу: 192283, Санкт-Петербург, п/о 192283, а/я 44, или электронной почтой E-mail: mosin@mail.rcom.ru     

Командировочные расходы
и себестоимость продукции (работ, услуг)

Но истые пловцы - те, что плывут без цели:

Плывущие - чтоб плыть! Глотатели широт,

Что каждую зарю справляют новоселье

И даже в смертный час еще твердят: - вперед!

[Шарль Бодлер. Стих. "Плаванье" (в переводе М. Цветаевой)]

Условия включения командировочных расходов
в себестоимость продукции (работ, услуг)

"Себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию" ("Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли", утвержденное постановлением Правительства России от 05.08.92 N 552 (посл. ред.), п.1; далее - "Положение о составе затрат...").

Все затраты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), должны быть:

· разрешены к включению в себестоимость продукции (работ, услуг) действующими нормативно-правовыми актами;  

·

· обоснованы технологией производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), то есть затраты должны соответствовать технологическим стандартам, инструкциям, техническим условиям, нормативам, нормам, лимитам, картам, сметам, калькуляциям и т.п.;

·

· подтверждены соответствующими оправдательными документами, отвечающими требованиям бухгалтерского учета и отчетности.

·

Затраты, фактически произведенные, но не подтвержденные оправдательными документами или подтвержденные ненадлежащим образом оформленными оправдательными документами, нельзя относить на себестоимость продукции (работ, услуг).

Согласно Федеральному закону от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст.9) все хозяйственные операции, проводимые фирмой, должны оформляться оправдательными документами; эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же форма оправдательного документа не предусмотрена в этих альбомах, то для принятия такого документа к бухгалтерскому учету он должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату его составления; наименование фирмы, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем фирмы и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами).

Формулировки всех затрат, подлежащих включению в себестоимость продукции (работ, услуг), рекомендуется, при возможности, брать напрямую (лучше всего дословно) из "Положения о составе затрат...", из действующих отраслевых типовых методических рекомендаций и инструкций по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг), согласованных с Минфином России и Минэкономики России, и из соответствующих актов Минфина России и Госналогслужбы России, зарегистрированных Минюстом России. Если же в нормативных актах не удалось найти формулировку, в полной мере адекватную содержанию затрат, произведенных фирмой, то рекомендуется выбрать формулировку, наиболее подходящую к содержанию этих затрат, и изменить ее надлежащим образом. Однако в последнем случае нужно тщательно проанализировать принятую окончательную формулировку с точки зрения ее соответствия нормативным актам (не только "Положению о составе затрат..."), регулирующим отнесение затрат на себестоимость.

Вышеизложенное рекомендуется также учитывать при формулировании в приказе цели служебной командировки и написании отчета о ней.

Как показывает практика, нюансы формулировок, которые представляются несущественными тем, кто не имел дела с налоговыми органами, нередко оказываются весьма существенными, когда дело подходит к исчислению налогооблагаемой прибыли. Бывают ситуации, когда всего лишь из-за неправильно сформулированной в приказе цели командировки затраты по ней нельзя включить в себестоимость продукции (работ, услуг) и их приходится относить за счет прибыли, имеющейся в распоряжении фирмы.

Затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся, причем независимо от времени оплаты - предварительной или последующей.

Произведенные в иностранной валюте затраты включаются в себестоимость (если они подлежат включению) в рублях - в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Банка России, действовавшему на дату совершения операций.

           ["Положение о составе затрат...", п.12]

Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в составе затрат, связанных с управлением производством (элемент "Прочие затраты") (пп.2и и п.10 "Положения о составе затрат...").

При этом, как отмечено в письме Минфина России от 22.12.97 N 16-00-17-49 за подписью начальника Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности, расходы, связанные со служебной командировкой по производственной деятельности, подлежат отнесению в бухгалтерском учете на себестоимость продукции (работ, услуг) независимо от фактического размера этих расходов. То есть, например, все расходы по оплате авиа- и железнодорожных билетов и счетов за проживание в гостиницах относятся на себестоимость в их фактических суммах.

Однако для целей налогообложения произведенные сверх действующих норм документально подтвержденные расходы, а также все расходы, не подтвержденные документально, относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении фирмы. На сумму этих расходов увеличивается налогооблагаемая прибыль (увеличивается внесистемно, то есть без отражения на счетах бухгалтерского учета).

Поэтому в аналитическом учете затраты по командировкам целесообразно разделять на затраты, соответствующие установленным нормам и документально подтвержденные, и на затраты, не соответствующие установленным нормам или соответствующие им, но не подтвержденные документально, и учитывать порознь на разных субсчетах соответствующего счета.

Затраты на командировки, не связанные с производственной деятельностью фирмы, полностью относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении фирмы.

Подтверждение производственного характера командировки

Мне грустно от сознанья,

Что так невыразительны слова.

[Михаил Дудин. Стих. "Весна"]

Если ваши аргументы слабы - повысьте голос.

[Уинстон Черчилль (совет начинающим ораторам)]

Для подтверждения производственного характера командировки, ее связи с производственной деятельностью фирмы могут быть использованы следующие документы:

- приказ о командировке с указанием ее цели;

- задание на командировку;

- подписанные в командировке протоколы о намерениях, контракты (договоры) и т.п.;

- привезенные рекламные проспекты, буклеты, образцы продукции, необходимой для производственной деятельности фирмы;

- отчет о командировке, обосновывающий возможность и целесообразность использования ее результатов в производственной деятельности фирмы.

Ни один из перечисленных здесь документов не является обязательным с точки зрения действующего законодательства, но наличие хотя бы некоторых из них укрепляет позицию фирмы в возможном налоговом споре по поводу включения командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг).