5.1. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней(новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.
5.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. B разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
5.3. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтверженный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник, а начиная с 1 января 1986 года, и сведения (при их наличии), предусмотренные в абзаце третьем пункта 2.13 настоящей Инструкции.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
B том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
B графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.
5.4. Не указывается в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, помимо сведений, предусмотренных в пункте 2.17 настоящей Инструкции, следующие записи:
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;
в) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.
5.5. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служаший обязан предъявить дубликат трудовой книжки.