15.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В ЭРК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата.
15.2.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Аппарата, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.
15.2.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
15.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
15.2.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
15.2.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
15.2.7. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.
Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.
Распоряжения Председателя, заместителя Председателя ЦИК России по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
15.2.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
15.2.9. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой "Для служебного пользования".