11.1. Входящие документы, рассмотренные Председателем, заместителем Председателя и секретарем ЦИК России, направляются для исполнения членам ЦИК России и в структурные подразделения Аппарата только через отдел прохождения документации.
11.2. Зарегистрированные документы передаются из одного структурного подразделения Аппарата в другое только через отдел прохождения документации, где переадресование документов осуществляется с использованием АСД.
11.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения Аппарата, в обязательном порядке направляются на регистрацию в отдел прохождения документации.
11.4. В структурном подразделении Аппарата ведется по ЭРК работа с документами, информация о которых поступила в электронные базы данных структурных подразделений.
Подготовленные в структурном подразделении Аппарата внутренние документы, адресованные руководителям ЦИК России и другим структурным подразделениям, учитываются с использованием АСД работником, ответственным за делопроизводство в подразделении.
Переписка между структурными подразделениями Аппарата по вопросам служебной деятельности ведется без регистрации документов в отделе прохождения документации.
Не рекомендуется вести переписку между структурными подразделениями Аппарата по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.
11.5. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.
11.6. Руководители структурных подразделений Аппарата дают указания об исполнении поступивших к ним документов.
11.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении Аппарата фиксируются в ЭРК работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для внесения всех необходимых данных в ЭРК.
11.8. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся у исполнителей.
11.9. В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документации. По указанию руководителя соответствующего структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления документационного и кадрового обеспечения.
11.10. Исполнители передают исполненные документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.