5.1. Отправка из ЦИК России писем, телеграмм и других документов производится централизованно отделом прохождения документации ежедневно с 9 до 18 часов кроме выходных и праздничных дней.
Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.
5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.
5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).
5.4. Исходящие письма направляются за подписью Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России или Руководителя Аппарата на соответствующих бланках.
Телеграммы категории "Правительственная" направляются только за подписью Председателя, заместителя Председателя и секретаря ЦИК России.
5.5. По согласованию с Председателем, заместителем Председателя или секретарем ЦИК России, либо по их поручениям, письма подписываются членами ЦИК России.
По согласованию с Председателем, заместителем Председателя или с секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:
начальник Международного управления - по вопросам зарубежных поездок, приема иностранных делегаций (включая письма по вопросам оформления пропусков для входа иностранных граждан в здание ЦИК России), иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам;
начальник Управления делами - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения;
начальник Управления пресс-службы и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации и по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России представителей средств массовой информации.
Письма по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России подписывает Руководитель Аппарата.
5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями и координатором исполнения, передаются для регистрации и отправки в отдел прохождения документации.
Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. С использованием АСД документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к ЭРК.
5.7. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в отделе прохождения документации.
5.8. Для передачи исходящего документа по электронной почте ГАС "Выборы" исполнитель представляет в отдел прохождения документации отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный руководителем структурного подразделения Аппарата Комиссии, в котором подготовлен документ.
Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД.
5.9. Другие виды переписки по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляются через почтовые ящики абонентов, не являющиеся официальными почтовыми ящиками ЦИК России.
5.10. Отдел прохождения документации передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению Председателя, заместителя Председателя, секретаря или члена ЦИК России.
5.11. В случае если документы, подписанные Председателем, заместителем Председателя или секретарем ЦИК России, передаются по каналам факсимильной связи из структурных подразделений Аппарата, они должны быть зарегистрированы в отделе прохождения документации.
Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату фельдъегерской связью.
5.12. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные руководителями ЦИК России, осуществляет отдел прохождения документации в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии его электронной версии.
5.13. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра завизированного списка рассылки, с указанием почтовых или телеграфных адресов.
5.14. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма в отделе прохождения документации тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует его и передает на отправку в отдел прохождения документации.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
5.15. По согласованию с Председателем ЦИК России руководители структурных подразделений, подготовившие исходящие письма, имеющие по их мнению общественно-значимый характер, передают их в Управление пресс-службы и информации для размещения их на сайте ЦИК России.
5.16. Контроль за введением в АСД и правильностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, о законодательных и исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, их руководителях осуществляет Управление по работе с территориями; о федеральных государственных органах, учреждениях и их руководителях - Управление документационного и кадрового обеспечения; о политических партиях и их лидерах -Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление пресс-службы и информации.