1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об Архивном деле в Российской Федерации", и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положением об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Аппарат), а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.
1.2. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и работников Аппарата, Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ).
1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов руководитель структурного подразделения Аппарата передает неисполненные документы другому исполнителю.
1.5. Руководитель структурного подразделения Аппарата определяет ответственного за ведение делопроизводства работника, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных подразделения информации о документах), информирует руководителя о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу в подразделении, готовит проект номенклатуры дел подразделения, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив), выдает работникам документы и дела, контролирует их возврат, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.
1.6. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства с использованием ГАС "Выборы", методическое сопровождение организации делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление документационного и кадрового обеспечения.
1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:
автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) - комплекс программных средств ГАС "Выборы" подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности ЦИК России;
бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в структурном подразделении Аппарата), не выходящий за пределы ЦИК России (структурного подразделения Аппарата);
входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;
делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ЦИК России;
докладная записка - документ, адресованный руководителям ЦИК России, руководителям структурных подразделений, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот - движение документов в ЦИК России с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;
информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;
исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ЦИК России за подписью уполномоченного на то должностного лица;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
координатор исполнения - член ЦИК России, указанный в резолюции руководителей ЦИК России первым и координирующий работу по исполнению документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;