3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на конкретного работника (конкретных работников) органа Гостехкомиссии России, о чем объявляется в приказе соответствующего руководителя.
4. Все поступающие в органы Гостехкомиссии России письменные обращения учитываются и регистрируются в день их поступления в книге предложений, заявлений и жалоб (приложение N 1 к настоящей Инструкции). Допускается регистрация письменных обращений с применением электронно-вычислительной техники.
Устные обращения граждан регистрируются в книге учета приема граждан (приложение N 2 к настоящей Инструкции) и там же отражается краткое содержание ответа. По требованию гражданина ему должен быть направлен письменный ответ.
5. При поступлении обращений руководители органов Гостехкомиссии России в установленном порядке решают вопрос о принятии их к рассмотрению либо направляют по принадлежности в другой орган.
Обращения, в которых поднимаются вопросы, не относящиеся к ведению органов Гостехкомиссии России, не позднее чем в пятидневный срок направляются по принадлежности. О направлении таких обращений извещаются их авторы.
6. Обращения, не содержащие личной подписи автора, его фамилии, имени и отчества, а также данных о месте его жительства (работы, учебы), не рассматриваются. Решение об этом принимает руководитель органа Гостехкомиссии России или его заместители.
Регистрация таких обращений осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Коллективными обращениями признаются обращения, поданные от имени двух и более лиц.
7. При отсутствии в обращениях достаточных для их разрешения сведений (об органе, принявшем обжалуемое решение, времени его принятия и т.п.) заявителям разъясняется необходимость восполнения недостающих данных, а также куда им следует для этого обратиться.
8. Обращение, поступившее в орган Гостехкомиссии России на ранее принятые тем же органом решения (включая отказ в удовлетворении обращения, его длительное разрешение и т.п.), является повторным.
9. Неоднократные обращения одного и того же лица либо поступление нескольких депутатских запросов или обращений членов Совета Федерации и (или) депутатов Государственной Думы в интересах одного и того же гражданина либо юридического лица, повторяющие первичное и не содержащие новых доводов, считаются дубликатами.
При поступлении дубликата в книге предложений, заявлений и жалоб делается соответствующая отметка. Дубликаты приобщаются к ранее поступившим обращениям и учитываются как одно разрешенное обращение в пределах срока разрешения первичного обращения.
На дубликаты обращений одного и того же лица, поступившие после разрешения первичного обращения, дается краткий ответ на каждый дубликат со ссылкой на ответ по первичному обращению.
На дубликаты депутатских запросов и обращений ответ о результатах их разрешения дается каждому автору.
10. Обращение может быть оставлено без рассмотрения и подшито в дело по решению руководителей органов Гостехкомиссии России или их заместителей, если:
заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию органа Гостехкомиссии России не входят или решение по нему принято вышестоящим органом;
обращение является повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся;
содержание обращения лишено логики и смысла;
заявитель страдает психическим заболеванием, которое подтверждается медицинскими документами;
обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство сотрудников Гостехкомиссии России или других лиц, а также нецензурные выражения, о чем, если не принимается иное решение, необходимо извещать авторов с предупреждением, что при поступлении подобных обращений переписка будет прекращена.
Переписка может быть прекращена в случае неоднократного поступления обращений, оставленных без рассмотрения по перечисленным основаниям, с составлением мотивированного заключения, утверждаемого руководителем органа Гостехкомиссии России.
О прекращении переписки сообщается заявителям (за исключением лиц, признанных психически больными), которым разъясняется право и порядок обжалования принятого решения.
Переписка может возобновляться по решению лица, имеющего право на прекращение переписки или по решению вышестоящего руководителя.
11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся на разрешении у сотрудника Гостехкомиссии России обращения передаются по указанию его непосредственного начальника другому исполнителю с обязательной отметкой в книге предложений, заявлений и жалоб.
12. Каждому обращению присваивается регистрационный номер. Штамп с регистрационным номером проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным номером проставляется на конверте.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, "Д-19", "С-63"), коллективные и анонимные обращения - содержат буквы "Кл" или "Ан" и номер (например, "Кл-137", "Ан-65"). Обращениям с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенный индекс "Лп" ("Личная почта", например, "Лп-В-15", при отсутствии на конверте данных об авторе - "Лп-15").
В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.
13. Обращения, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.