Раздел IV. Требования к оформлению, ведению
и хранению журнала учета информации
27. Журнал учета информации заводится с начала года, лицевая сторона его обложки оформляется по форме, приведенной в приложении 2.
28. Листы Журнала учета информации должны быть пронумерованы по порядку и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делают наклейку с оттиском печати таможенного органа, при этом сверху должна быть сделана заверительная надпись (приложение 3).
29. Все записи в Журнале учета информации делают чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
30. В Журнале учета информации не допускают подчисток, исправлений или удалений сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в этой же графе. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение Журнала учета информации, делает соответствующую запись, например: "Исправлено в гр.3 и гр.5 (подпись) (Ф.И.О.) 12.04.2001".
31. Если для регистрации информации в течение календарного года одного Журнала учета информации окажется недостаточно, заводят новый Журнал учета информации, который является продолжением первого. При этом на обложке журналов проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
По окончании года сотрудник таможенного органа Российской Федерации, ответственный за ведение Журнала учета информации, делает в нем запись об общем количестве зарегистрированной информации, поступившей в таможенный орган. Последний порядковый номер записывается на лицевую сторону обложки Журнала учета информации.
32. Журналы учета информации и материалы проверок хранятся в оперативно-розыскных отделах таможенных органов Российской Федерации в течение трех лет, следующих за годом их регистрации, после чего уничтожаются по акту.
33. Условия хранения Журнала учета информации и материалов должны обеспечивать их сохранность. Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением указанных в п.3 настоящей Инструкции, с Журналом учета информации и материалами должно производиться в присутствии лиц, ответственных за ведение Журнала учета информации и хранение материалов.
34. Журналы учета информации и материалы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
35. Ответственность за хранение материалов, своевременность, полноту и достоверность вносимых в Журналы учета информации сведений возлагается на заместителей начальников таможенных органов Российской Федерации по правоохранительной работе.