5.1. Контролирующее лицо узла связи, принимая ведомости, обязано проверить правильность оформления их и сопроводительных документов (реестра - отчета, сопроводительной описи), наличие в сопроводительных документах подписей должностных лиц и печати органа социального обеспечения, наличие ведомостей по сопроводительным документам, после чего подписывает второй экземпляр сопроводительной описи, ставит оттиск календарного штемпеля и направляет опись в Центр.
5.2. В случае обнаружения расхождений при сверке сопроводительной описи с реестрами-отчетами все ежемесячные ведомости по узлу связи вместе со вторым экземпляром сопроводительной описи немедленно возвращают в Центр. При этом на обоих экземплярах сопроводительной описи указывается, что документы к выплате не приняты с указанием причины возврата.
5.3. При обнаружении расхождений в реестре-отчете и комплекте ведомостей соответствующий комплект ведомостей со вторым экземпляром реестра - отчета направляется в Центр, а в экземплярах сопроводительной описи в соответствующей строке в графе "Примечания" контролирующее лицо пишет "не принято", указывает причины и дату отправления комплекта.
5.4. Первые экземпляры сопроводительных описей и реестров - отчетов хранятся в узлах связи в обеспеченном порядке, сброшюрованные в специальном деле за текущий год по месяцам и датам поступления.
5.5. Ведомости, по которым выплата производится узлом связи, остаются в узле, а подлежащие оплате отделениями связи - высылаются с тремя экземплярами реестра - отчета в соответствующее отделение связи не позднее, чем на следующий день после получения их из Центра с припиской к реестру ф. 11 по номерам.
5.6. В предприятиях связи ведомости хранятся обеспеченным порядком, так же как и поручения - см. п.п. 4.3, 4.4 Инструкции.
Примечание. В предприятиях связи, обслуживающих получателей двух или более районов, ведомости хранятся и ведутся отдельно по каждому району.
5.7. При наступлении даты выплаты соответствующие ведомости записываются контролирующим лицом в книгу ф. 55 с надписью "Ведомости" с указанием номеров ведомостей и вместе с деньгами выдаются почтальону под расписку в указанной книге.
5.8. Выплата пенсий, пособий по ведомости производится в день, указанный в ведомости, в соответствии с графиком, а по ведомости, полученной предприятием связи после указанной даты выплаты, не позднее следующего дня.
5.9. Выплата пенсии, пособия производится по предъявлении паспорта. Получатель указывает в ведомости дату получения и расписывается в строке против своей фамилии. Почтальон (оператор) сличает серию и номер предъявленного паспорта с данными, указанными в ведомости, выдает деньги и расписывается на той же строке.
5.10. Выплата пенсии, пособия по доверенности производится в порядке, изложенном в п.п. 4.12, 4.13 настоящей Инструкции.
5.11. В тех случаях, когда пенсия, пособие не выплачены вследствие смерти, временного выезда или по другим причинам, почтальон (оператор) в отрывном талоне записывает причину (код) невыплаты: (смерть, выезд, работа и т.д.).
5.12. Ответственность за выплату пенсий, пособий другому лицу без доверенности несет персонально почтальон (оператор).
5.13. По окончании операционного дня оператор просматривает все листы ведомостей, подсчитывает выплаченные суммы за текущий день и заполняет первую свободную графу в расчетной сетке листов ведомости. При этом записывается дата, сумма, выплаченная по данному листу в течение дня, и сумма, выплаченная с начала месяца по данному листу ведомости. Общая сумма, выплаченная по всем ведомостям за день, заносится в дневник ф. 130.
5.14. В конце выплатного периода в отделении связи контролирующим лицом проверяются все ведомости и подводятся итоги:
на каждом листе отрывного талона, где нет подписи получателя, подсчитывается и записывается в конце талона количество невыплаченных пенсий и пособий и их сумма;
сумма выплаченных пенсий и пособий, которая определяется как разность начисленных и невыплаченных пенсий и пособий, сверяется с последней записью в расчетной сетке (по строке "с начала месяца");
производится проверка соответствия подсчитанной суммы выплаченных и невыплаченных сумм по всей ведомости в целом, заполняются графы 5, 6, 7, 8 во всех трех экземплярах реестра - отчета; после проверки всех ведомостей они подбираются по номерам листов, от ведомостей отрезаются талоны и прикладываются к реестру - отчету в порядке номеров ведомостей. В последнем реестре - отчете за отчетный месяц контролирующее лицо записывает общее количество талонов, количество и сумму выплаченных и невыплаченных пенсий и пособий за месяц.
5.15. Ведомости высылаются в узел связи с припиской по номерам к реестру ф. 11, который составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр остается в отделении связи. В узлах связи ведомости хранятся в течение трех лет.
5.16. Оформленные талоны вместе с двумя экземплярами реестров - отчетов отправляются в узел связи (почтамт) не позднее 27 числа отчетного месяца. Один экземпляр реестра - отчета остается в отделении связи и хранится в обеспеченном порядке.
5.17. В узле связи контролирующее лицо проверяет правильность составления реестра - отчета, наличие талонов в соответствии с реестром - отчетом, правильность оформления каждого талона (правильность подсчета числа и суммы невыплаченных пенсий, пособий по талону); соответствие числа и суммы невыплаченных пенсий, пособий, записанных в реестре - отчете, числу и сумме невыплаченных пенсий и пособий по талонам.
После проверки отчетности каждого отделения связи заполняется соответствующая строка в документе "Отчет о выплате пенсий и пособий" (приложение 12). Для заполнения граф 3, 4, 5, 6, 7 суммируются данные всех реестров - отчетов соответственно по графам 3, 5, 6, 7, 8 данного предприятия связи. Полученные суммы сверяются с соответствующей записью на последнем реестре - отчете за отчетный месяц.
После соответствующего контроля и оформления все комплекты талонов с одним экземпляром реестра - отчета и отчета о выплате пенсий и пособий не позднее 28 числа направляются в Центр при сопроводительной описи (приложение 13). Документация должна поступить в Центр не позднее 1 числа следующего за отчетным месяца. Один экземпляр реестра - отчета остается в узле связи (почтамте) для контроля.
5.18. В каждом случае утраты ведомости на выплату пенсий и пособий или ее отдельных листов составляется акт в двух экземплярах с указанием обстоятельств, при которых допущена утрата. Акт направляется в узел связи, который немедленно сообщает об утрате письмом Центру, с приложением к письму копии акта. На основании этого акта выпускается новая ведомость или ее отдельные листы: на лицевой стороне делается надпись "Дубликат".