20. Журнал учета заводится с начала года и должен иметь на лицевой стороне обложки специальное оформление по форме, приведенной в приложении 3.
21. Листы Журнала учета должны быть пронумерованы по порядку и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делают наклейку с оттиском печати таможенного органа, при этом сверху должна быть сделана заверительная надпись по форме, приведенной в приложении 4.
22. Все записи в Журнале учета делают чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
23. В Журнале учета не допускают подчисток, исправлений или удалений сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в этой же графе Журнала учета. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение Журнала учета, делает соответствующую запись, например: "Исправлено в гр.3 и гр.5 (подпись) (Ф.И.О.) 12.03.01".
24. Если для регистрации постановлений об отказе в заведении дел о НТП в течение календарного года одного Журнала учета окажется недостаточно, заводят новый Журнал учета, который является продолжением первого. При этом на обложке журналов проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
По окончании года начальник отдела таможенных расследований (отдела организации таможенных расследований) в Журнале учета делает запись об общем количестве зарегистрированных постановлений об отказе в заведении дел о НТП. Последний порядковый номер записывает на лицевую сторону обложки Журнала учета.
25. Журналы учета и материалы хранят в отделах, перечисленных в п.8, в течение трех лет, следующих за годом их регистрации, после чего уничтожают по акту.
26. Условия хранения Журнала учета и материалов должны обеспечивать их сохранность. Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением указанных в п.3 настоящего Положения, с Журналом учета и материалами должно производиться в присутствии лиц, ответственных за ведение Журнала учета и хранение материалов.
27. Журналы учета и материалы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
28. Ответственность за хранение материалов, своевременность, полноту и достоверность вносимых в Журналы учета сведений возлагается на начальников отделов таможенных расследований (в оперативных таможнях и УТРД - начальников отделов организации таможенных расследований).