XIV. Порядок выдачи судебных дел и документов,
ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов
181. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда при предъявлении:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, потерпевшими, сторонами, третьими лицами и их законными представителями по уголовным и гражданским делам - документа, удостоверяющего личность;
б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой и кассационной инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с делами, законченным производством, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;
в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;
г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности;
д) общественными обвинителями и защитниками - документов, удостоверяющих личность и полномочия.
Ознакомление с делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника канцелярии суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел (абзац в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 августа 1999 года N 94 - см. предыдущую редакцию).
Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.
182. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте или с рассыльным.
Секретарь суда обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать председателю суда.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено и когда оно возвращено в суд.
183. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.
184. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются канцелярией суда и архивариусом обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда или судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.
185. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.
186. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены судьей, секретарем и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
187. В каждом суде к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов. При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться номенклатурой основных нарядов (Приложение к Инструкции).
В номенклатуру должны быть внесены все вновь заводимые наряды, картотеки, книги и журналы учета делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, законченные ведением в прошлом году.
Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру дополнения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения.
188. Номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов составляется заведующим канцелярией (старшим секретарем) утверждается председателем суда, а после годовой проверки наличия документов подшивается в наряд.
189. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.