II. Руководство делопроизводством суда и распределение
основных обязанностей между работниками аппарата суда
1. Председатель суда руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.
Председатель суда и по его поручению заместитель и судьи систематически проверяют состояние делопроизводства в суде и своевременно принимают меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.
Председатель суда (в его отсутствие - заместитель или исполняющий обязанности):
а) организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей временной Инструкцией и Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также выполнение канцелярией требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;
б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;
г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;
е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;
ж) внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;
з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.
2. Заведующий канцелярией, старший секретарь (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, секретарь суда) в соответствии с требованиями настоящей временной Инструкции организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда.
На него возлагается:
а) распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
б) распределение поступившей корреспонденции;
в) учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда;
г) ведение нарядов;
д) контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2, 4;
е) учет и регистрация поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на приговоры, решения, судебные приказы, определения и постановления), контроль за сроками их рассмотрения;
ж) контроль за исполнением указов Президента Российской Федерации о помиловании;
з) контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
и) учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;
к) ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;
л) ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета на сотрудников суда;
м) обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда;
н) учет юридической литературы, поступающей в суд;
о) учет и контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;
п) организация работы по учету и хранению гражданских, уголовных, административных дел, других материалов и вещественных доказательств;