1. Проекты документов, рассматриваемые на заседаниях Совета глав государств и Совета глав правительств, вносятся государствами-участниками и уставными органами Содружества (далее уставные органы). Проекты направляются в Исполнительный Секретариат с материалами, обосновывающими необходимость их принятия.
2. Проекты документов, подготовленные отраслевыми органами для предполагаемого рассмотрения Советом глав государств и Советом глав правительств, представляются в уставные органы в соответствии с их компетенцией, а копии - в Исполнительный Секретариат.
3. После завершения подготовки проектов документов они направляются в Исполнительный Секретариат.
4. Не допускается внесение на рассмотрение Совета глав государств и Совета глав правительств проектов документов, предварительно не согласованных с государствами-участниками и уставными органами Содружества.
Правило 3
Согласование проектов документов
1. Согласование проектов документов, поступивших от государств-участников, организует Исполнительный Секретариат в уставных органах в соответствии с их компетенцией.
2. Уставные органы обеспечивают согласование проектов документов.
3. Исполнительный Секретариат организует правовую проработку и экспертизу проектов документов, при необходимости представляет Совету глав государств (Совету глав правительств) заключения о соответствии проектов принципам и общепризнанным нормам международного права, а также основополагающим документам Содружества.
Правило 4
Экспертные группы
1. Для согласования проектов документов Исполнительный Секретариат и другие уставные органы могут созывать экспертные группы.
2. В их состав, как правило, включаются:
полномочные представители государств-участников и органов Содружества - лица, обладающие полномочиями, которые подтверждены официальными документами в соответствии с внутренними процедурами государств-участников и органов Содружества;
представители государств-участников и органов Содружества лица, направляемые государствами-участниками, уставными и отраслевыми органами для участия в работе по подготовке проектов документов в качестве специалистов-экспертов.
3. При проведении нескольких экспертных совещаний по одному и тому же проекту документа состав экспертной группы должен по возможности оставаться неизменным.
4. Рассылка проектов документов в государства-участники и органы Содружества осуществляется не менее чем за 25 дней до начала заседания экспертной группы.
Правило 5
Рассылка проектов документов и обобщение замечаний
1. Проекты согласованных документов с рекомендациями уставных органов или экспертных групп направляются Исполнительным Секретариатом государствам-участникам и заинтересованным органам Содружества не позднее чем за 60 дней до начала заседания Совета глав государств и Совета глав правительств.
2. Государства-участники, уставные и другие органы Содружества не позднее чем за 30 дней до начала заседания Совета глав государств и Совета глав правительств направляют в Исполнительный Секретариат мнения и замечания к проектам документов. Исполнительный Секретариат систематизирует и обобщает их для формирования проектов повестки дня очередного заседания Совета глав государств и Совета глав правительств.