69. Применение автоматизированных систем при обработке сведений по документам, поступающим и направляемым подразделениям Министерства, осуществляется по следующим направлениям:
автоматизация документационных процессов в Аппарате Министра;
автоматизация документационных процессов в подразделениях Министерства;
автоматизация документационных процессов в других подразделениях системы МВД России.
69.1. Ключевым элементом системы является универсальное автоматизированное рабочее место, позволяющее после соответствующей настройки вести обработку любых документов, иметь доступ к любым информационным массивам и ресурсам системы, давать возможность выполнять функции любому пользователю системы.
69.2. Автоматизированная система документационного обеспечения подразделений Министерства должна обеспечивать:
обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) в интересах секретариата (канцелярии) подразделения;
подготовку и обработку текстов документов (корректировка, хранение, поиск) для исполнителей.
69.3. При необходимости в автоматизированной системе может быть организован прием информации по телетайпу, телефаксной связью с возможностью автоматизированного распознавания текста с использованием программных пакетов типа FineReader или Cuinerform и электронной почты.
69.4. Для защиты серверов, рабочих станций должны использоваться средств, соответствующие высшему грифу секретности обрабатываемой текстовой информации.
Мероприятия по защите средств ЭВТ от несанкционированного доступа определены действующими нормативными правовыми актами МВД России.
69.5. С целью сокращения оперативного фонда системы, для уменьшения времени поиска документов, а также обеспечения доступа к информации прошлых лет, защиты от сбоев и отказов в системе должны быть предусмотрены средства хранения резервных копий баз данных и архивации.
69.6. При небольшом объеме обрабатываемых документов все системы для обработки карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) могут быть реализованы на одной ПЭВМ.
69.7. При оснащении секретариата современными средствами вычислительной техники или функционировании системы в рамках интегрированной локальной вычислительной сети (например сети подразделения Министерства) возможна организация обработки как карточек, так и текстов документов.