62. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно в подразделениях Министерства с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.
62.1. В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера.
62.2. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.
62.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.
62.4. Печатание документа в машинописном бюро производится на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги.
Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
62.5. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ, 2 - в дело, сокращенное наименование подразделения Министерства), фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия машинистки, дата, когда был отпечатан документ.
62.6. Отпечатанный для служебного пользования документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.
62.7. Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.
62.8. Считка и вычитка отпечатанных документов производятся исполнителем.
Копирование (тиражирование) документов.
63. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду установленной формы (приложение 20*). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Министерства, имеющих множительную технику.
________________
* Текст приложения 20 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
63.1. Наряд типографию подписывается руководителем подразделения Министерства, а в Аппарат Министра - начальником (заместителем начальника) организационно-режимного отдела. Наряд на множительный участок подписывается в Аппарате Министра - начальниками (заместителями начальников) отделов.
В подразделениях Министерства наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник секретариата (заместитель начальника секретариата), который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства подразделения Министерства на размножение.
63.2. На множительные участки сдаются только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописных текстов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
63.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.
63.4. Копирование секретных документов производится в порядке, установленном соответствующей Инструкцией.
Стенографирование.
64. Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования.
64.1. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе.
64.2. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
64.3. При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
Прием и оперативная передача текстов документов по официальным
каналам связи, организация их учета.