56. Систематизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.
57. Систематизация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Особенности систематизации нормативных правовых актов соответствуют Классификатору систематизированной картотеки нормативных правовых актов в системе МВД России*.
________________
* Приказ МВД России от 3 октября 1997 года N 642
58. Применение табеля и альбома форм документов
58.1. В целях сокращения количества применяемых форм документов в подразделении Министерства разрабатывается табель документов.
58.2. Табель документов - это перечень форм документов подразделения Министерства, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения.
58.2.1. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
58.2.2. Для разработки табеля форм документов, применяемых в подразделении Министерства, создается рабочая группа, включающая работников - специалистов по основным направлениям деятельности подразделения Министерства.
58.2.3. Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся в два этапа. На первом выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с документами, нормативных правовых актов МВД России).
58.2.4. По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении Министерства составляется список создаваемых управленческих документов.
58.2.5. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.
58.2.6. Табель оформляется в табличной форме на листах формата А3 (приложение 18* к настоящей Инструкции).
________________
* Текст приложения 18 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
58.2.7. После заполнения табель подписывается начальником секретариата и утверждается руководителем подразделения Министерства. Копии (выписки) соответствующих разделов табеля выдаются в структурные подразделения.
Запрещается создавать документы, не указанные в табеле.
58.2.8. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются секретариатом. Внесение новых форм документов в табель производится в установленном порядке руководителем подразделения Министерства.
58.2.9. При необходимости на основе табеля документов создается альбом форм документов подразделения Министерства, включающий в себя формы наиболее часто создаваемых документов.
58.2.10. В альбом включаются только формы документов, прошедшие унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.
58.2.11. Для удобства применения в альбоме формы документов могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности подразделения или видам документов.
58.3. Применение альбома форм документов обязательно при использовании в подразделении Министерства автоматизированной системы подготовки документов, т.е. оперативного создания документов на основе заранее введенных в память ПЭВМ образцов.
59. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел.
59.1. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделении Министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.
59.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности подразделения Министерства.