37. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками Министерства и посетителями.
37.1. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция принимается централизованно-экспедицией фельдсвязи.
37.2. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе Аппарата Министра*.
________________
* Далее - "общий отдел".
37.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.
37.4. Корреспонденция, адресованная руководству Министерства с пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция, поступающая из федеральных органов исполнительной власти после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра. Дежурный Приемной Министра регистрирует документы в пакетно-контрольном журнале.
37.5. О содержании документов дежурный Приемной Министра докладывает руководству Аппарата Министра и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей подразделений Министерства для организации оперативного исполнения, о чем делает соответствующую отметку на документе.
37.6. Служебные документы, полученные непосредственно работниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованных МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат соответствующего подразделения Министерства.
37.7. Порядок движения документов в Аппарате Министра закрепляется в схеме прохождения документов (приложение 10* к настоящей Инструкции).
Приложение.*
________________
* Текст приложения 10 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
37.8. Корреспонденция, поступившая в Аппарат Министра, проходит: прием, сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, доклад руководству Министерства и доставление исполнителям. Процедура сортировки и регистрации в секретариатах подразделений Министерства повторяет порядок выполнения этих операций.
37.9. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
37.10. Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается, за исключением имеющих специальную серию "М", "МВ" или пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.
37.11. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
37.12. Неправильно адресованные в оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
37.13. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 11*) в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе или секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.
________________
* Текст приложения 11 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
37.14. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
37.15. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
37.16. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 12* к настоящей Инструкции. Каждое подразделение Министерства разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.
________________
* Текст приложения 12 не приводится. - Примечание "КОДЕКС".
38. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку.
38.1. На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.