1. Настоящая Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России* в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.
________________
* Далее - "подразделения Министерства".
2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления* и Государственными стандартами Российской Федерации.
________________
* Далее - "ГСДОУ". Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года N 33.
3. Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство секретариатами (канцеляриями)*, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации**.
________________
* Далее - "секретариатами".
** Далее - "Аппарат Министра".
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников, военнослужащих, госслужащих и работников*, осуществляющих делопроизводство, в подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
________________
* Далее - "работники".
5. В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов.
6. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем.
7. На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов и письменных обращений граждан;
учет внутренних документов;
передача документов и писем граждан на рассмотрение руководителю подразделения Министерства, и после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственно исполнителю;
учет находящихся (отправляемых) документов, отправка их адресатам;
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов и писем граждан;
организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства и рассмотрению обращений граждан;
подготовка и ведение номенклатуры дел подразделения Министерства, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в Центральный архив МВД России;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел с постоянными и длительными сроками хранения в архив;
выдача приказов, документов и дел, контроль за их возвратом;
участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников подразделения Министерства;
информирование руководителя подразделения Министерства об исполнении документов, писем граждан и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами и обращениям граждан;
подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, представление их на согласование в Центральный архив МВД России для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) МВД России;
проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям;