12.1. Для обеспечения сохранности дел, нарядов и других документов создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение.
12.2. Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления.
12.3. В хранилище должен быть запасной пожарный выход. Двери обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна первого этажа оборудуются металлическими решетками.
12.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов.
12.5. В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.
12.6. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.
12.7. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
12.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам для эвакуации.
12.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
12.10. Вновь принятый в архив работник должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности у инструктора по противопожарной профилактике, ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в два года. Инструктаж регистрируется в специальном журнале.
12.11. Помещение архива оборудуется стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 м, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 м, остальных проходов 70-80 см.
Для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.
12.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
12.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.
12.14. Категорически запрещается курение и применение электронагревательных приборов.
12.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки и подкладки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и обеспыливания стеллажей, коробок и связок.
12.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
12.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов Цельсия и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.
12.18. Для контроля за температурой и влажностью воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
12.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
12.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
12.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями. Коробки, связки должны иметь четко оформленные ярлыки.
12.22. Запрещается хранение документов в неразборчивом виде.
12.23. В архиве должны систематически проводиться плановая проверка наличия и состояния документов, учет дел, нарядов, требующих переплета, реставрации, дезинфекции.
12.24. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый председателем суда.