2.12.1. Служебные письма.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 марта 1996 года; Варшава, 23 марта 1996 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;
Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Президентом Российской Федерации указываются только инициал имени и фамилия Президента.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:
| Господину Б.Итопу | |||
| Председателю Правления | |||
| г.Вашингтон | |||
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
| Его Превосходительству господину М.Андерсу |
|
Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны)
|
| г.Москва |
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки (раздел 2.10. настоящих Правил).
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.