Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правило, с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с приложением справочных или аналитических материалов).
Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
1. Адресат
В состав реквизита "Адресат" входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже, например:
Руководителю Администрации |
И.О.ФАМИЛИЯ |
Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной строки не должна превышать 10,6 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрованным способом по отношению к наименованию должности.
2. Заголовок:
Заголовок располагается ниже реквизита "Адресат" от границы левого поля центрованным способом. Отвечает на вопрос "О чем (о ком)?" подготовлена записка. Точка в конце заголовка не ставится.
Для служебных записок небольшого объема заголовок допускается не указывать.
3. Текст
Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4. Приложение
Если служебная записка имеет Приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:
Приложения: | 1. Справка по итогам работы Управления в первом полугодии 1996 г. на 4 л. в 2 экз. | |
| 2. Основные данные о работе Управления в первом полугодии 1996 г. на 10 л. |
5. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициал имени и фамилия, например:
Начальник |
| |