Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов А4 и А5.
Письма подразделений Администрации Президента Российской Федерации, адресованные другим подразделениям, допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров).
Письмо имеет следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации - только для писем Президента Российской Федерации
2. Слова Президент Российской Федерации - только для писем Президента Российской Федерации
3. Наименование органа - Администрация Президента Российской Федерации
4. Наименование должности - для полномочных представителей Президента Российской Федерации в палатах Федерального Собрания Российской Федерации и Конституционном Суде Российской Федерации, помощников, советников Президента Российской Федерации и иных должностных лиц.
5. Наименование подразделения
6. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса
7. Дата
Оформляется словесно-цифровым способом: 24 марта 1996 г.
8. Номер
Состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера, например: N А18-101.
9. Адресат
Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.
Письма адресуются также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.
Например:
Управление делами | |||
Президента Российской Федерации | |||
И.О.ФАМИЛИЯ | |||
При адресовании письма руководителю организации или подразделения Администрации Президента Российской Федерации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже).
Например:
Руководителю Администрации | |||
Президента Российской Федерации | |||
И.О.ФАМИЛИЯ | |||