Правила
оформления документов в Администрации
Президента Российской Федерации

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации подготовлены Управлением делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации при участии Главного государственно-правового управления Президента Российской Федерации и других самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, а также Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Росархива.

Введение

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации (далее именуются - Правила) подготовлены на основе Правил оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденных распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 5 октября 1995 года N 1727.

Правила конкретизируют положения Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливают единый подход к оформлению создаваемых документов.

В Правилах сформулированы на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Правила рассчитаны на использование в подразделениях Администрации Президента Российской Федерации средств электронно-вычислительной техники.

Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в Администрации Президента Российской Федерации, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

Правила предназначены для подразделений Администрации Президента Российской Федерации и являются обязательными для соблюдения их работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.

В Общих положениях Правил изложены основные требования к подготовке и оформлению документов.

Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.

1. Общие положения

1.1. Документы, создаваемые в Администрации Президента Российской Федерации, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Суг размером N 13, 14, 15, TimesDL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - от 1,25 до 2,25 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое - от 1,25 до 2,25 см;

правое - от 2,75 до 3,5 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

    1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:

    Государственный герб Российской Федерации;

наименование органа - Администрация Президента Российской Федерации;

     наименование подразделения Администрации Президента Российской Федерации (или должности лица) - автора документа;
   
     индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;
   
     наименование вида документа;
   
     дата документа;
   
     индекс (номер) документа;
   
     ссылка на индекс и дату входящего документа;
   
     место составления или издания;
   
     гриф и пометка ограничения доступа к документу;
   
     адресат;
   
     гриф утверждения;
   
     резолюция;
   
     заголовок к тексту (краткое содержание);
   
     отметка о контроле;
   
     текст;
   
     отметка о наличии приложения;
   
     подпись;
   
     гриф согласования;
   
     визы;
   
     печать;
   
     отметка о заверении копии;
   
     фамилия исполнителя и номер его телефона;
   
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    

    идентификатор электронной копии документа (колонтитул);
   
     отметка о поступлении (регистрационный штамп).
   

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

Документы в Администрации Президента Российской Федерации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Для документирования деятельности подразделений Администрации Президента Российской Федерации (далее именуются - подразделения Администрации) используются различные виды бланков.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Бланки поручений имеют форматы А5 и А6 (105х148 мм).

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке между подразделениями Администрации бланк может не использоваться.

    1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

1.5.1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.

Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1,5 интервала и центрируется по отношению к ним.

1.5.2. Заголовок к тексту.

Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

Документы, оформленные на бумаге форматов А5 и А6, не нуждаются, как правило, в заголовке.

     1.5.3. Текст.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

1.5.4. Подпись.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

1.5.5. Дата.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

1.5.6. Индекс (номер) документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

1.5.7. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 интервала.

Остальные строки многострочного реквизита (кроме текста) печатаются через 1 интервал.

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

     1.5.8. Визы.

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника распорядительного, внутреннего документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита "Подпись".

1.5.9. Резолюция.

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

    1.5.10. Отметка о контроле.

Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер) документа".

1.5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля (образец письма на с.88).

1.5.12. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.