3. Все поступившие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб (приложение 1 к Инструкции), включенном в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа.
Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы (службы) или учебы заявителя. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит*.
___________
* Анонимные обращения граждан докладываются руководителю федерального органа. В случае, если обращения содержат сообщения о готовящихся или совершенных преступлениях, руководитель федерального органа принимает соответствующее решение.
4. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется специально назначенными сотрудниками секретариатов (делопроизводственных участков) федеральных органов.
5. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения (например: Ан-9, А-10, К-17, Ю-1). Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы "Кл" и "Ан".
Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращений, после чего уничтожаются.
6. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в графе 3 журнала учета предложений, заявлений и жалоб и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.
7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:
- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в данный федеральный орган;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;
- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
8. В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, руководитель федерального органа принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.
9. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в федеральный орган, рассматриваются как первичные.
10. Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю федерального органа, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.
11. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем федеральным органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
12. По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:
- о принятии обращения к рассмотрению;
- о передаче обращения на рассмотрение в подчиненный федеральный орган;
- о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к ведению федеральных органов;
- об оставлении обращения без рассмотрения (в случае, если содержание обращения лишено логики и смысла, или в случае анонимного обращения).
13. В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции ФАПСИ, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах, не позднее чем в трехдневный срок в соответствующие ведомства направляются копии обращений или выписки из них, о чем извещаются заявители.
14. Руководители федеральных органов, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в обращениях граждан, не позднее чем в трехдневный срок направляют их по принадлежности, извещая об этом заявителей.
15. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы соответствующих федеральных органов с учетом требований конспирации и регистрируются за теми же номерами, что и обращения.
16. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) федерального органа, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.
17. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.
18. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) федеральных органов отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.
19. Срок хранения дел и журналов учета предложений, заявлений и жалоб - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.