С целью организации и проведения отбора документов на хранение и уничтожение проводится экспертиза научной и практической ценности их.
Под экспертизой ценности документов понимается всестороннее их изучение для определения политического, научного и практического значения в целях отбора на хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документальных материалов для хранения и уничтожения во всех организациях системы здравоохранения создаются постоянно действующие экспертные комиссии (не менее трех человек), состав которых утверждается приказом руководителя организации. В состав экспертной комиссии должны входить лица, ответственные за архив учреждения, и квалифицированные специалисты данного учреждения
В состав экспертной комиссии министерств здравоохранения СССР, союзных и автономных республик, Академии медицинских наук СССР, научно-исследовательских институтов и др. больших организаций здравоохранения включается также представитель соответствующего архивного органа или государственного архива.
Экспертные комиссии в своей работе руководствуются положением о Государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями, методическими указаниями и типовыми перечнями, издаваемыми Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и местными архивными органами, а также приказами и инструкциями Министерства здравоохранения СССР, номенклатурами дел и настоящим Перечнем.
В задачи экспертной комиссии входит:
1. Организация отбора документов на хранение и уничтожение:
а) отбор документов на постоянное хранение, имеющих научно-историческое значение;
б) отбор на долговременное хранение документов, не утративших оперативно-справочного значения для дальнейшей практической деятельности учреждений;
в) отбор к уничтожению документальных материалов временного срока хранения, утративших практическое значение;
г) участие в разработке номенклатуры дел, описей и методических указаний по делопроизводству.
Документальные материалы, отобранные на постоянное и длительное хранение, оформляются и вносятся в описи в соответствии с требованиями "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".
Годовые разделы описей на документальные материалы постоянного хранения составляются отдельно на общую документацию, по личному составу и медицинскую документацию.
Медицинская документация включает установленные учетные и отчетные формы оперативного и статистического характера, утвержденные для учреждений здравоохранения (карты стационарного больного, истории болезни, операционные журналы и др.).
Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное хранение из учреждений здравоохранения, отнесенных данным перечнем к 1-4 звену (графы 3-6), составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, согласовываются с руководством учреждения. Два экземпляра этих описей направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа или государственного архива по всем структурным подразделениям учреждения.
Допускается представление описей постоянного хранения на ЭПК архивного органа один раз в три года от учреждений, в деятельности которых ежедневно образуется не более 20 дел постоянного хранения.
Описи материалов по учету личного состава так же, как и описи постоянного и долговременного хранения, рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий учреждений и представляются на согласование ЭПК архивного органа одновременно с представлением на утверждение описей для постоянного хранения. После утверждения описей архивным органом учреждению, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документальных материалов оформляется актами, которые подписываются председателем, членами экспертной комиссии и утверждаются руководством учреждения (организации, предприятия).
Акты на уничтожение документальных материалов составляются в одном экземпляре.
Уничтожение документов, для которых в перечне вместе со сроками хранения поставлены отметки "ЭПК", необходимо также согласовывать с архивным органом. Учреждения, организации, предприятия системы здравоохранения, отнесенные Перечнем к 5-й группе (графа 7 - не передающие документальные материалы на государственное хранение), уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами. Описи, составляемые в этих учреждениях на документы по личному составу и долговременного хранения, утверждаются руководством учреждения или вышестоящей организации. Особенно тщательно должна проводиться экспертиза научной и практической ценности основной медицинской документации (карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и т.д.). Эта документация в учреждениях здравоохранения хранится обособленно, составляя большую часть документов медицинского архива.
Экспертная комиссия учреждения, с участием ведущих специалистов, по истечении сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, принимает решение об отборе на государственное хранение или выделении к уничтожению после всестороннего изучения этой медицинской документации.
В процессе изучения должны учитываться как общие критерии отбора, так и специфические критерии экспертизы ценности медицинской документации. Только лишь комплексная оценка с позиций общих и специфических критериев позволит провести научно обоснованный отбор медицинской документации. При отборе на государственное хранение карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и др. документов прежде всего ставится задача сохранить те документы, которые имеют существенное значение для изучения новых эффективных методов диагностики, профилактики, лечения и для изучения истории медицины.
В качестве критериев отбора указанной документации необходимо рекомендовать оставлять на государственное хранение те истории болезни и карты стационарных и амбулаторных больных, которые содержат:
а) описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;
б) наиболее полное описание течения отдельных нозологических форм болезней;
в) описание новых эффективных методов лечения;
г) сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;
д) медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры;
е) медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.