16. Государственный учет архивов и документов БТИ - единая государственная система учета документов технической инвентаризации объектов недвижимости в масштабе субъектов Российской Федерации и федеральном масштабе: архивов БТИ, архивных фондов и единиц хранения, как подлежащих передаче в государственные архивы, так и находящихся в производстве.
Государственный учет документов и архивов БТИ - составная часть системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.
Централизованный государственный учет документов и архивов БТИ осуществляется с целью обеспечения государственного контроля сохранности документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и документов, находящихся в производстве.
Централизованный государственный учет документов и архивов организаций технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации реализуется посредством ведения ГУП "Ростехинвентаризация" Государственного реестра архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.
17. Архивы БТИ подлежат централизованному государственному учету в следующем порядке:
а) уполномоченная Госстроем России организация технической инвентаризации субъекта Российской Федерации в установленном порядке представляет с сопроводительным письмом в ГУП "Ростехинвентаризация" на каждый архив БТИ на территории субъекта Российской Федерации "Лист архива БТИ" (в 2 экземплярах).
В "Листе архива БТИ" указываются учетные и описательные характеристики:
название организации технической инвентаризации;
дата создания организации;
обслуживаемая территория в административных границах;
правовой статус организации,
штатная численность на начало отчетного года;
крайние даты документов, хранящихся в архиве организации, на дату регистрации: а) всего; б) на объекты, находящиеся в производстве; в) на снесенные объекты;
количество документов (в единицах учета) на объекты, отнесенные к памятникам архитектуры, истории и культуры;
количество и крайние даты единиц учета, переданных в государственный архив (с указанием местонахождения и полного наименования государственного архива, источником комплектования которого является архив БТИ);
площадь архивохранилища, краткие сведения об оборудовании, оснащенности, охране, соответствие требованиям архивных, пожарных, режимных органов;
б) поступившие "Листы архива БТИ" рассматривает Центральная экспертная комиссия ГУП "Ростехинвентариэация" и вносит предложения о включении архива БТИ в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности;
в) решение о включении организации в Государственный реестр передается в ГУП "Ростехинвентаризация" для:
присвоения архиву организации БТИ регистрационного номера по Государственному реестру архивов БТИ Российской Федерации, который проставляется на двух экземплярах "Листа архива БТИ";
включения информации в электронную базу данных "Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации";
оформления Свидетельства о государственной регистрации архива БТИ с предоставлением данной организации права пользования подлинниками и иными документами технической инвентаризации (права архиводержателя);
г) свидетельство вместе со вторым экземпляром "Листа архива БТИ" передается в уполномоченную Госстроем России организацию технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, на территории которого находится регистрируемая организация;
д) первые экземпляры "Листов архивов БТИ" к Государственному реестру архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации формируются в тома с последовательностью номеров по названному Государственному реестру и хранятся вечно. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании актов произвольной формы, которые составляются и представляются в ГУП "Ростехинвентаризация". Регистрационный номер, присвоенный архиву БТИ по Государственному реестру, в случае ликвидации организации и ее архива или только архива, не используется архивами других организаций;
е) после внесения изменений в "Лист архива БТИ" и электронную базу данных акты формируются в дело (дела).
18. Документы, хранящиеся в архивах БТИ, также подлежат централизованному государственному учету как неотъемлемая государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Государственный учет документов основывается на следующих принципах:
централизации, реализуемой на основе порядка взаимодействия организаций технической инвентаризации с архивными учреждениями субъектов Российской Федерации, регламентированного Федеральной архивной службой Российской Федерации (Росархив) и Госстроем России;
унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменении в учетные документы или составлением новых учетных документов в интересах пользователя.