80. Бланки удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений изготавливаются в организациях, имеющих лицензию на право занятия указанным видом деятельности по заявкам органов гостехнадзора субъектов Российской Федерации на основании заключенных договоров.
Реестры, протоколы, заявления, индивидуальные карточки, бланки других необходимых для работы органов гостехнадзора документов изготавливаются в субъектах Российской Федерации.
81. Учет поступления и расходования бланков удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений ведется по ранее утвержденному Журналу поступления и выдачи специальной продукции.
82. Бланки удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений, а также реестры, протоколы и другие документы, связанные с приемом экзаменов и выдачей удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) хранятся как документы строгой отчетности в обособленных охраняемых зданиях или кабинетах охраняемых зданий, оснащенных необходимыми средствами охраны и пожарной сигнализации.
83. Удостоверения тракториста-машиниста (тракториста) и временные разрешения, испорченные при заполнении, аннулируются и утилизируются при очередных ревизиях, но не реже одного раза в год, средствами и способами, исключающими возможность их дальнейшего использования, о чем составляются соответствующие акты.
В таком же порядке аннулируются и утилизируются удостоверения на право управления самоходными машинами и временные разрешения, когда их владельцы отстранены от управления самоходными машинами по заключению органов здравоохранения, найденные, вместо которых выданы новые, не востребованные по истечению 12 месяцев после окончания срока лишения или подготовленные к выдаче в соответствии с п.37 настоящей Инструкции и не полученные в течение этого срока их владельцами. В указанных случаях делается отметка в реестре выдачи удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений на право управления самоходными машинами.
84. Поступившие из подразделений ГИБДД удостоверения на право управления самоходными машинами, с копией постановления о лишении их владельцев права управления транспортными средствами, хранящиеся в органах гостехнадзора до окончания срока лишения, либо принятия компетентным должностным лицом ГИБДД решения о его сокращении, аннулируются и утилизируются в порядке, предусмотренном п.83 настоящей Инструкции.
85. Материалы, послужившие основанием для выдачи, замены и возврата удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений (заявления, удостоверения тракториста-машиниста (тракториста), временные разрешения, экзаменационные листы, квитанции и т.п.), а также списки обучающихся учебных групп, копии лицензий и предписаний подшиваются в отдельные дела и хранятся в установленном порядке два года.
Удостоверения тракториста-машиниста (тракториста), подшиваемые в дела, погашаются путем внесения записи (штампа) "Аннулировано" ("Погашено"), компостерной просечкой или иным способом, исключающим возможность их использования.
86. Сроки хранения протоколов - 10 лет, реестров выдачи удостоверений тракториста-машиниста (тракториста) и временных разрешений - 60 лет.