В авиационных (воинских) частях записи в журнале (раздел I) производятся во всех графах. При этом особо детально излагаются действия летчика (внешнего пилота, экипажа) при возникновении особой ситуации. В частях (подразделениях) обеспечения отдельные графы раздела I могут не заполняться.
Таблица учета авиационных инцидентов (раздел II) ведется в авиационных (воинских) частях в каждом подразделении, а в соединениях, отделах и службах - в каждой части и отдельном подразделении и заполняется на последнее число прошедшего месяца с нарастающим итогом.
В разделе III "Замечания командиров и начальников" записываются различного рода справочные данные и другие материалы для анализа причин авиационных инцидентов, выводов и предложений по профилактике аварийности.
Ответственные за ведение журнала: в авиационной (воинской) части - заместитель командира (по летной подготовке) (заместитель командира по безопасности полетов в полках, где они есть); в соединении - заместитель командира (начальник службы безопасности полетов соединения, где они есть); в службах (отделах, отделениях) - начальники служб (отделов, отделений).