13.1. Общие требования к оформлению документов
13.1.1. Документы, подготавливаемые в Мэрии, должны иметь определенный комплекс реквизитов и установленный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
13.1.2. Бланки документов
Документы в Мэрии должны оформляться на бланках утвержденного образца.
13.1.2.1.Управление организационно-методического обеспечения работы с документами разрабатывает макеты бланков документов, составляет и представляет на утверждение управляющему делами Мэрии альбом бланков Мэрии. Эталон альбома хранится в Управлении организационно-методического обеспечения работы с документами, контрольный экземпляр находится в Финансово-хозяйственном управлении Мэрии.
13.1.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).
13.1.2.3. В аппарате Мэрии применяются следующие утвержденные бланки для писем:
бланки с указанием должности должностного лица Мэрии (Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства, первого заместителя Премьера Правительства, заместителя Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии и т.п.);
Правительства Москвы, аппарата Правительства Москвы, структурных подразделений аппарата Мэрии (Управления делами Мэрии, Управления Мэра, пресс-центра Мэрии и других).
13.1.2.4. Для ведения "внутренней" переписки бланки документов не применяются. "Внутренней" считается переписка между членами Правительства, структурными подразделениями аппарата Мэрии, а также между должностными лицами названных структур.
13.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации.
13.1.2.6. Использование ксерокопий бланков документов Мэрии запрещено.
13.1.3. Реквизиты документов
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица)-автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
13.1.3.1. Наименование организации (должностного лица)-автора документа приведено на бланках документов Мэрии.
13.1.3.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме служебных писем. Как правило, для каждого вида распорядительного документа в Мэрии используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено наименование вида документа. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.
13.1.3.3. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля (0 положение табулятора).
13.1.3.4. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
дата подписания и регистрации для распорядительных и служебных документов;
дата составления (принятия решения) для протоколов заседаний и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.99).
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах Мэрии может применяться словесно-цифровой способ оформления дат (1 января 1999 г.).
В пределах 2000 года применяется исключительно буквенно-цифровой способ оформления дат.
13.1.3.5. Индекс документа это порядковый номер для постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
13.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, или конкретному должностному лицу.