11.1. Работа с документами ограниченного распространения определяется действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
11.2. Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и помечается грифом "Для служебного пользования".
11.3. Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается:
по распорядительным документам должностным лицом Мэрии, в компетенции которого находится подписание данного распорядительного документа, а также ответственным за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения Мэру, Вице-мэру, Премьеру Правительства, на заседание Правительства, первым заместителям Премьера Правительства, управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера Правительства;
по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) должностным лицом Мэрии, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
11.4. Должностные лица Мэрии, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
11.5. На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования".
11.6. При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
11.7. Доступ к базам данных "Контроль исполнения распорядительных документов Мэрии Москвы", "Служебные документы Мэрии Москвы", "Контроль исполнения протоколов совещаний у Премьера Правительства Москвы", содержащим документированную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники аппарата Мэрии и органов городской администрации в соответствии с утвержденными списками.
11.8. Документированная информация для служебного пользования без санкции должностного лица Мэрии, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению):
для сотрудников структурных подразделений аппарата Мэрии, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с грифом "ДСП" производятся по разрешению должностного лица Мэрии, подписавшего документ, управляющего делами Мэрии, его заместителей, руководителя аппарата Правительства, начальника Управления организационно-методического обеспечения работы с документами (по служебным документам), руководителя структурного подразделения или сотрудника, составившего рассылку протокола совещания у Премьера Правительства (по протоколам совещаний у Премьера Правительства);
для других организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ, либо управляющего делами Мэрии, его заместителей;
обеспечение доступа к базам данных, содержащих информацию ограниченного распространения, производится по согласованию со структурным подразделением, ответственным за информационное сопровождение соответствующих баз данных, в соответствии с решением управляющего делами.
11.9. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.