Картотека личных дел формируется после сверки соответствия наличия личных дел призывников данным учетно-алфавитных книг перед составлением годового отчета о призыве граждан на военную службу. В каждом разделе картотеки, указанном ниже, составляется опись личных дел призывников, в которой карандашом проставляется их количество. В графе 9 учетно-алфавитной книги карандашом делается отметка о нахождении личного дела в том или ином разделе картотеки, а также указывается ожидаемый срок призыва гражданина на военную службу (кроме имеющих право на освобождение от призыва). В данной графе после передачи гражданина в запас или снятия его с воинского учета по различным основаниям отметка делается чернилами (шариковой ручкой).
В каждом разделе картотеки личные дела распределяются по годам рождения призывников, а в них - строго по алфавиту и хранятся в оборудованных шкафах, обеспечивающих сохранность документов.
Перед началом работы призывной комиссии личные дела призывников раскладываются:
подлежащих призыву на военную службу - по конкретным командам, в которые они были предварительно отобраны, или по дням явки на заседание призывной комиссии. Для облегчения розыска личных дел этих призывников в соответствующей строке графы 9 учетно-алфавитной книги карандашом проставляется номер команды, в которую они отобраны, или дата явки в военный комиссариат;
имеющих право на освобождение или отсрочку от призыва на военную службу - по дням явки на призывную комиссию отдельно от личных дел граждан, подлежащих призыву на военную службу.
При получении уведомлений от органов дознания и органов предварительного следствия, а также федеральных судов о возбуждении в отношении призывников уголовных дел или о вступлении в законную силу приговоров в отношении осужденных граждан их личные дела перекладываются в соответствующий раздел картотеки. В этих случаях в соответствующей строке графы 5 учетно-алфавитной книги и в учетной карте призывника (форма N 14) делается отметка, когда и каким органом в отношении призывника возбуждено уголовное дело или когда, каким федеральным судом и к какому виду наказания он осужден. Личные дела призывников, отбывающих уголовные наказания в местах лишения свободы, хранятся в военном комиссариате района в отдельной картотеке архива до прибытия их из мест лишения свободы или до достижения ими 27-летнего возраста, после чего уничтожаются в установленном порядке.