4.1. Журнал учета должен иметь на лицевой стороне обложки специальное оформление по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Положению. С момента заведения Журнала учета на лицевой стороне обложки в соответствующей графе должна быть сделана запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного Журнала учета.
4.2. Листы журнала учета должны быть пронумерованы по порядку и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. При этом на последней странице журнала сверху должна быть сделана заверительная надпись по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Положению.
4.3. Все записи в Журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
4.4. В Журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе Журнала учета. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение Журнала учета, делает соответствующую запись, например:
"Исправлено в гр.5 и гр.9.
12.01.96 (подпись) (Ф.И.О.)"
4.5. По окончании года в Журнале учета после представления и регистрации всех составленных за этот год протоколов начальником отдела таможенных расследований делается запись об общем количестве зарегистрированных в течение года дел об административных правонарушениях, например:
"В 1995 году зарегистрировано 35 (тридцать пять) дел.
12.01.96 (подпись) (Ф.И.О.)"
4.6. С начала нового календарного года регистрация дел об административных правонарушениях производится в соответствии с п.2.9. настоящего Положения.
4.7. По окончании Журнала учета на лицевой стороне обложки в соответствующих графах должна быть сделана запись о дате окончания Журнала учета и последнем порядковом номере регистрации.
4.8. Журналы учета дел об административных правонарушениях хранятся в отделе таможенных расследований в течение года следующего за годом их заведения. По истечении указанного срока они сдаются по описи на архивное хранение. Журналы учета дел об административных правонарушениях в архиве таможенного органа хранятся в течение трех лет, после чего уничтожаются по акту.
4.9. Условия хранения Журнала учета должны обеспечивать его сохранность. Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением указанных в п.п.1.5., 2.5. настоящего Положения, с Журналом учета должно производиться в присутствии лиц, ответственных за его ведение и хранение.
4.10. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.