Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.)
2.1. Состав управленческих документов
2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организаций, порядком решения вопросов объектов, характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).
УСД - комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.
2.1.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
Советы Министров СССР, союзных и автономных республик:
постановления, распоряжения и дают поручения;
Министерства СССР, союзных и автономных республик;
приказы, инструкции, указания;
Государственные комитеты и комиссии:
постановления, приказы, инструкции, указания;
Главные управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:
приказы, инструкции, указания;
Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы:
решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (управления и отделы);
Администрация предприятий (объединений), учреждений,
организаций: приказы, инструкции, указания;
Кооперативные организации - решения.
Общественные организации - постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по нормативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
2.1.5. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы актов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
2.1.6. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.