Приложение 1
к п.п.1.3. и.1.4.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе (отделении, группе)
документационного обеспечения таможенных органов
1. Общие положения
1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения (далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.
1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.
1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.
1.4. Отдел (отделение) возглавляет:
в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;
в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.
1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются: обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной информации.
2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;
проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно-методические документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;