Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в Госкомитете проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Госкомитете создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Госкомитета с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Госкомитета.
Функции и права центральной экспертной комиссии Госкомитета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Госкомитета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.д.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 9).