Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию, размножению и отправке.
До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз, приложений и реквизитов. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Письма, подписанные Председателем или его заместителями, регистрируются в Управлении организационно-административного обеспечения.
Документы в трех экземплярах представляются на регистрацию в Управление организационно-административного обеспечения вместе с основаниями, при наличии всех необходимых виз и реквизитов (визы руководителей структурных подразделений, которым дано поручение по данному вопросу, визы консультанта заместителя Председателя, подписавшего документ, и визы ответственного исполнителя), на документе должен быть указан исполнитель и номер его телефона.
Информационные письма по системе и запросы в министерства и ведомства представляются на регистрацию вместе со списком на рассылку в 2 экз., подписанным руководителем структурного подразделения.
Не принимаются на регистрацию и отправку документы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил.
После регистрации копии зарегистрированных документов с визами и полным комплектом приложений подшиваются в дело Управления организационно-административного обеспечения, один экземпляр документов возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в этих структурных подразделениях (приложение N 3).
Вся корреспонденция отправляется только через Управление организационно-административного обеспечения.