1. Бюджетные учреждения, финансирование которых производится из союзного бюджета и республиканских бюджетов союзных республик, а также учреждения, состоящие на местных бюджетах и централизованные бухгалтерии, организованные при министерствах, ведомствах, исполнительных комитетах Советов народных депутатов и их отделах (управлениях), центральных городских и районных больницах и при отдельных учреждениях, годовые и квартальные отчеты о выполнении планов по сети, штатам и контингентам составляют по форме N 3. Детские дошкольные учреждения показатели о выполнении планов по штатам и контингентам в годовых и квартальных отчетах заполняют в разделе "Б" формы N 3-дс, а санаторно-лесные и детские семилетние музыкальные школы в разделе "Б" формы N 3 сл/м.
Показатели отчета формы N 3 устанавливаются Министерством финансов СССР по отдельным видам бюджетных учреждений (школы, вузы, техникумы, учреждения здравоохранения и т.д.).
Внесение в утвержденные формы дополнительных показателей, объединение и изменение установленных показателей без согласования с Министерством финансов СССР не разрешается. Бюджетные учреждения должны заполнять все имеющиеся в отчете показатели. В случае незаполнения той или иной строки или графы из-за отсутствия у учреждения соответствующих операций эти строки или графы прочеркиваются.
Отчеты о выполнении планов по сети, штатам и контингентам составляются бюджетными учреждениями на основании смет расходов с учетом изменений, данных бухгалтерского, статистического и оперативного учета. В тех случаях, когда в бухгалтерском и статистическом отчетах имеются одинаковые по содержанию показатели, необходимо следить за тем, чтобы данные этих отчетов не расходились.
Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и объяснительные записки к ним, представляемые вышестоящей организации по подчиненности, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером.
В Централизованных бухгалтериях, созданных при министерствах, ведомствах, их управлениях, отделах (управлениях) исполнительных комитетов Советов народных депутатов, при центральных городских и районных больницах, а также при отдельных учреждениях, бухгалтерские отчеты и объяснительные записки подписываются руководителями учреждений, при которых они созданы, и главными бухгалтерами централизованных бухгалтерий.
Сводные бухгалтерские отчеты и объяснительные записки главного распорядителя кредитов - министерства, ведомства, отдела (управления) исполнительного комитета Совета народных депутатов, представляемые в соответствующие финансовые органы, подписываются соответственно руководителем министерства, ведомства, заведующим отделом (начальником управления) исполнительного комитета Совета народных депутатов и главным бухгалтером. Без этих подписей отчеты считаются недействительными.
Кроме того, отчеты о выполнении плана по сети, штатам и контингентам в министерствах, ведомствах, отделах (управлениях) исполнительных комитетов Советов народных депутатов подписываются руководителями планово-финансовых служб или соответствующим работником такой службы.
2. Вышестоящие распорядители кредитов сводные отчеты о выполнении плана по сети, штатам и контингентам составляют по тем же формам, что и нижестоящие распорядители кредитов, на основании отчетов нижестоящих распорядителей кредитов и данных бухгалтерского, статистического и оперативного учета по учреждениям и мероприятиям, за которые бухгалтерский учет осуществляет непосредственно вышестоящий распорядитель кредита.
В сводные отчеты в обязательном порядке должны включаться данные отчетов всех подведомственных учреждений.
Вышестоящие распорядители кредитов до составления сводных отчетов обязаны провести тщательную проверку отчетов подведомственных учреждений, в результате которой должно быть установлено:
а) наличие всех форм и предусмотренных в них показателей;
б) правильность арифметических подсчетов и логическое сопоставление показанных данных объему работы данного учреждения;
в) в соответствие приведенных в отчете показателей соответствующим показателям других форм отчета;
г) правильность составления отчета с точки зрения требований настоящих методических указаний;
д) наличие в объяснительной записке к отчету необходимых объяснений к показателям по штатам и контингентам.
Вышестоящие распорядители кредитов рассматривают отчеты о выполнении планов по сети, штатам и контингентам подведомственных учреждений одновременно с рассмотрением отчета об исполнении сметы расходов.
3. Плановые показатели отчетов по штатам и контингентам заполняются на основании утвержденных смет и расчетов к ним с учетом внесенных в отчетном периоде и оформленных в установленном порядке изменений.
В случае передачи или приема в отчетном периоде учреждений (структурных подразделений), штатов и контингентов, изменения по сети, штатам и контингентам должны быть отражены в отчете как по плановым, так и по отчетным показателям с начала года, плановой подчиненности независимо от того, в какой срок фактически осуществлялась передача.
Об изменениях плана по штатам и контингентам должно быть указано в объяснительной записке к отчету.
Отчетные данные на начало года должны соответствовать данным на конец года по отчету за предыдущий год. При наличии расхождений между ними, причины их указываются в объяснительной записке к отчету.
Показатели о количестве учреждений заполняются только в сводных отчетах вышестоящими организациями. Фактическое наличие на начало года и конец отчетного периода учреждений, классов, групп, коек, мест и т.д. показывается на основании соответствующих данных на отчетную дату.
Показатели о численности административно-управленческого и учебно-вспомогательного персонала, учителей, преподавателей, воспитателей и других работников в формах отчета о выполнении планов по штатам и контингентам бюджетных учреждений заполняются не по физическим лицам, а по числу должностей или ставок, включая должности (ставки), занятые совместителями и лицами, принятыми на временную работу на вакантные должности (ставки). Однако лица, временно замещающие основных работников, в фактическое число должностей или ставок включаться не должны.
Совместители и лица, занимающие неполные должности, учитываются как соответствующие части полной должности (ставки). Неполные должности (ставки) складываются.
Например, вместо трех уборщиц по штатному расписанию с платой по 70 руб. в месяц в школе фактически работали две уборщицы, которым дополнительно производилась оплата за совмещение третьей вакантной должности из расчета по 35 руб. в месяц (0,5 ставки) каждой.
В отчете по форме N 3-5 в графе "Фактическое наличие" следует отразить 3 должности.
Среднегодовые и средние за отчетный период показатели отчета по штатам и контингентам исчисляются суммированием списочного наличия на каждое первое число месяца, начиная с 1 февраля, и делением полученной суммы соответственно на 12, 9, 6, 3, т.е. число месяцев в отчетном периоде.
Среднее число и фактическое наличие на начало года и конец отчетного периода штатных должностей, студентов, учащихся, стипендиатов, воспитанников, детей и т.д. определяется по списочному составу, включая лиц временно отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой, каникулами и по другим причинам.
В тех случаях, когда в учреждении списочное наличие штатов и контингентов в течение месяца изменялось, то для подсчета средних показателей за год, квартал и т.д. на 1-е число следующего месяца принимается среднемесячное количество, определяемое сложением списочной численности на каждый день и делением полученной суммы на число календарных дней в этом месяце. Такой же порядок исчисления средних величин применяется по вновь организуемым, расширенным и закрываемым в течение года учреждениям.