Проверка состояния механизации (автоматизации)
бухгалтерского учета и составления отчетности
24. При проверке состояния механизированной обработки учетных и других работ в финансовых органах следует выяснить:
- наличие плана мероприятий по внедрению комплексной механизации (автоматизации) бухгалтерского учета и договора с вычислительной установкой;
- кем осуществляется руководство работой по механизации учета и какой вычислительной установкой выполняются вычислительные работы;
- какой счетной техникой оснащен проверяемый финансовый орган и как осуществляется контроль за рациональным использованием вычислительной техники;
- правильность составления и оформления машинограмм вычислительной установкой;
- по каким проектам ведутся разработки, с кем эти проекты согласованы;
- соблюдаются ли установленные прейскуранты и договорные обязательства на выполнение учетно-вычислительных работ;
- пользуется ли проверяемый финансовый орган услугами вычислительной установки системы Госкомстата СССР или других ведомств;
- проводится ли экономическая учеба с работниками бюджетного учета финансового органа по вопросам бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
При проверке состояния механизации (автоматизации) бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии следует установить:
- кем и когда утвержден план механизации бухгалтерского учета;
- какое количество учреждений обслуживает централизованная бухгалтерия и охвачено механизированным учетом;
- заключен ли централизованной бухгалтерией договор с вычислительной установкой (вычислительным центром) на выполнение работ, выполняются ли условия договора по срокам, качеству и стоимости; предусматриваются ли в договорах взаимные штрафные санкции, и применяются ли они в практике взаимоотношений централизованной бухгалтерии и вычислительной установки при невыполнении ими условий договора;
- имеются ли в централизованной бухгалтерии межотраслевые типовые проектные решения по комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением электронных вычислительных машин, утвержденные Госкомстатом СССР по согласованию с Министерством финансов СССР. Какие возникли в процессе внедрения механизации учета отклонения от этих проектов, чем они вызваны и кто их санкционировал;
- какие разделы учета (труд и заработная плата; расчеты по специальным видам платежей; продукты питания; материальные ценности, финансово-расчетные операции, кассовые и фактические расходы и сводный синтетический учет) обрабатываются вычислительной установкой;
- какие конкретно принимаются меры для внедрения комплексной механизации (автоматизации). Не ведется ли в бухгалтериях параллельный учет по участкам, передаваемым на механизацию;
- составляются и соблюдаются ли графики сроков сдачи бухгалтерских документов централизованной бухгалтерией; причины нарушения графиков. Наличие журнала регистрации сдачи и получения документов;
- перечень машинограмм, получаемых от вычислительной установки, по каждому разделу учета. Соблюдается ли выпуск программных машинограмм, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями с применением электронных вычислительных машин (ЭВМ); правильность составления и оформления машинограмм вычислительной установкой;
- оформляются ли протоколы ошибок, обнаруженных в машинограммах, и какие меры принимаются по недопущению их в дальнейшем;
- причины, сдерживающие комплексную механизацию (автоматизацию) бухгалтерского учета, и принимаемые меры по их устранению. Имели ли место случаи отказа от обслуживания централизованной бухгалтерии вычислительной установкой и мотивы отказа;
- как определяется стоимость выполняемых вычислительной установкой работ и единица измерения, принимаемая за основу при выписке счета на оплату (машино-час, средняя стоимость одного дня и др.);
- правильность составления калькуляций, приложенных к договору. Соответствие стоимости работ по счетам расчетным калькуляциям по каждому разделу учета. Привести данные о выявленных переплатах за выполненные работы против действующих нормативов.