МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ СССР

ПИСЬМО

от 19 февраля 1976 года N К-18-103

[О Методических рекомендациях об организации работы юридической службы на предприятии и в производственном объединении (комбинате)]

Министерство юстиции СССР направляет Методические рекомендации об организации работы юридической службы на предприятии и в производственном объединении (комбинате).

Рекомендации подготовлены с учетом требований действующего законодательства, регулирующего деятельность юрисконсультов, и сложившейся практики работы юридической службы ряда отраслей народного хозяйства. Они имеют целью оказать помощь юрисконсультам предприятий и производственных объединений в выполнении поставленных перед ними задач.

В случае необходимости на базе этих рекомендаций могут быть подготовлены ведомственные рекомендации, учитывающие специфику работы соответствующих отраслей народного хозяйства.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
об организации работы юридической службы
на предприятии и в производственном объединении
(комбинате)

Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Общего положения о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте министерства, ведомства, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся, предприятия, организации, учреждения*, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 22 июня 1972 года N 467, определившим основные задачи, права и обязанности юридической службы в народном хозяйстве.

* В дальнейшем именуется - Общее положение о юридическом отделе, юрисконсульте.

Рекомендации имеют целью оказать помощь юридическому отделу (бюро), старшему юрисконсульту, юрисконсульту и другим работникам юридической службы* предприятия и производственного объединения (комбината) в организации их работы по основным направлениям деятельности юридической службы. В связи с этим в них освещаются следующие вопросы: планирование работы юридических отделов (юрисконсультов); организация учета и хранения нормативных актов; обеспечение законности документов правового характера; ведение договорной и претензионно-исковой работы; обеспечение сохранности социалистической собственности и соблюдения законодательства о труде. Кроме того, в рекомендациях освещаются особенности работы юридической службы в производственных объединениях.

* В дальнейшем употребляется термин "юридический отдел (юрисконсульт)" или "юридическая служба".

1. Организация работы юридической службы
на предприятии

1.1. Планирование работы

Всем юридическим отделам (бюро) и юрисконсультам рекомендуется постоянно планировать свою работу.

Целесообразно составлять план основных мероприятий юридической службы на год и представлять его на утверждение руководителю предприятия. На основе этого плана составляется план работы на квартал. В нем следует указывать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. При определении исполнителей необходимо учитывать установленное в отделе (бюро) распределение обязанностей среди сотрудников.

При подготовке плана основных мероприятий на год следует проанализировать отчетные данные предприятия, свидетельствующие: о результатах его хозяйственной и финансовой деятельности; о состоянии охраны труда и техники безопасности; о непроизводительных потерях рабочего времени; о размерах ущерба, причиненного хищениями, недостачами и порчей материальных ценностей, выплатой штрафных санкций за недопоставку продукции, простой вагонов и другие нарушения договорных обязательств. Кроме того, необходимо ознакомиться с имеющимися на предприятии материалами ревизий, инвентаризаций, с решениями балансовых комиссий, а также частными определениями судов и представлениями следственных органов, поступившими в адрес предприятия в связи с нарушениями государственной и плановой дисциплины, приписками и искажениями в отчетности и др. Следует также анализировать представления органов милиции, направленные предприятию по поводу нарушений общественного порядка рабочими и служащими предприятия.

С учетом выявленных в результате анализа данных, свидетельствующих о состоянии социалистической законности на предприятии, следует определить основные мероприятия, подлежащие включению в план. Помимо этого, в план необходимо включать и другие мероприятия, способствующие укреплению социалистической законности и повышению экономических показателей деятельности предприятия.

В плане могут быть предусмотрены, в частности:

обобщения практики договорной, претензионной и исковой работы;

анализ претензий и исков по спорам о качестве продукции;

изучение положения дел с сохранностью социалистической собственности;

изучение практики возмещения ущерба, причиненного рабочими и служащими предприятию;

изучение состояния дебиторской задолженности на определенную дату;

осуществление контроля за соблюдением установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству;

изучение практики применения трудового законодательства в целях усиления борьбы с нарушениями трудовой дисциплины и порядка проведения сверхурочных работ, усиления охраны труда женщин и несовершеннолетних;

проверки законности актов правового характера, изданных руководителями структурных подразделений предприятия;

чтение лекций и докладов на правовые темы для рабочих и служащих;

проведение занятий с хозяйственными руководителями и инженерно-техническими работниками по изучению основных вопросов хозяйственного и трудового законодательства.

Юридическому отделу (юрисконсульту) следует предварительно согласовать с другими структурными подразделениями и службами проведение тех мероприятий, которые планируется провести совместно с ними.

При решении вопроса о включении в план основных мероприятий на год или в квартальный план того или иного мероприятия следует учитывать не только недостатки в производственно-хозяйственной деятельности, но и характер правовой работы, а также количество юридических работников на предприятии.

При необходимости могут составляться тематические планы работы юридической службы, дополняющие квартальные планы. Эти планы целесообразно разрабатывать, как правило, в связи с принятием новых нормативных актов, касающихся предприятий.

В юридическом отделе (бюро) контроль за выполнением запланированных мероприятий и оказание практической помощи исполнителям осуществляет начальник юридического отдела (бюро). Возможны различные формы контроля: периодический (ежемесячно), итоговый (в конце квартала), отчеты исполнителей на совещаниях в юридическом отделе (бюро) и т.п.

1.2. Учет и хранение нормативных актов

1.2.1. Юридический отдел (юрисконсульт) предприятия организует систематизированный учет и хранение поступающих на предприятие и принятых им нормативных актов. Регистрация этих актов осуществляется в общем порядке в соответствии с инструкцией о делопроизводстве.

Юридической службе целесообразно вести систематическую картотеку указанных нормативных актов. Для ведения картотеки подготавливается классификатор. Его следует разрабатывать с таким расчетом, чтобы в нем (следовательно, и в картотеке) были отражены именно те вопросы, которые являются наиболее актуальными для данного предприятия. Более подробно об этом см.: Ю.М.Аристаков, А.Б.Годес, А.В.Маврин, А.Н.Раевский. Правовая работа на промышленном предприятии. Изд-во "Юридическая литература", 1972, стр.29-31.

1.2.2. Нормативные акты, необходимые юридической службе в повседневной работе (общесоюзные законодательные акты, кодексы, положения о поставках, особые условия поставки, постановления Пленума Верховного Суда СССР, инструктивные указания и разъяснения Госарбитража при Совете Министров СССР, инструкции (положения) министерства, ведомства о порядке ведения договорной (претензионной) работы и др.), целесообразно хранить в юридическом отделе (у юрисконсульта). Другие нормативные акты могут храниться в соответствующих структурных подразделениях.

1.3. Работа по обеспечению законности
документов правового характера

Проверяя соответствие закону представляемые на подпись руководителю предприятия проекты приказов, инструкций, положений и других документов правового характера, юридической службе необходимо прежде всего выяснить:

правомочен ли руководитель предприятия издать приказ (другой акт правового характера) по данному вопросу или решение вопросов, предусмотренных в проекте, относится к компетенции вышестоящих органов;

не требуется ли согласование данного проекта с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза (ФЗМК);

правильно ли сделаны ссылки на законы и другие нормативные акты.

Кроме того, следует определить, какими действующими нормативными актами регулируется данный вопрос, и изучить эти акты. Далее следует уточнить, не вносились ли изменения, дополнения в эти акты, сличить содержание той части проекта, в котором имеются ссылки на нормативные акты, с содержанием этих актов. Если в проекте приказа (другого документа) воспроизводится текст того или иного нормативного акта, то этот текст должен приводиться дословно.

Необходимо проверить, соответствует ли подготовленный проект требованиям нормативных актов вышестоящих органов управления (объединения, министерства), а также ранее принятым актам данного предприятия, если проект не предусматривает их отмену или изменение.

Если проект не согласован с заинтересованными подразделениями предприятия, а в необходимых случаях с ФЗМК, то он должен быть возвращен лицу, ответственному за его подготовку.

Убедившись в том, что проект составлен правильно как по существу, так и по форме, начальник юридического отдела (юрисконсульт), визирует его.

В случае несоответствия данного проекта действующим нормативным актам начальник юридического отдела (юрисконсульт), не визируя проект, дает заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов. В зависимости от конкретных обстоятельств начальник юридического отдела (юрисконсульт) либо лично докладывает руководителю предприятия свои замечания по проекту, либо представляет письменное заключение, которое должно быть мотивированным, убедительным, обоснованным (в необходимых случаях со ссылкой на закон).

На начальника юридического отдела (юрисконсульта) предприятия возложен контроль за соответствием требованиям законодательства приказов и других актов, изданных руководителями структурных подразделений предприятия. В связи с этим целесообразно, чтобы работники юридической службы периодически (в соответствии с планом работы) проверяли приказы и другие акты, изданные в структурных подразделениях. Если будет установлено, что акты изданы с нарушением действующего законодательства, то следует внести предложение руководителю структурного подразделения об изменении или отмене таких актов. При его отказе привести акт в соответствие с требованием законодательства, а также в других случаях грубого нарушения законности юридическому отделу (юрисконсульту) следует внести руководителю предприятия предложения об отмене или изменении этих актов.

1.4. Договорная и претензионно-исковая работа

1.4.1. Общие положения

1.4.1.1. Степень участия юридической службы в договорной, претензионной и исковой работе на предприятии определяется приказом (инструкцией) о порядке ведения этой работы, который должен соответствовать требованиям, изложенным в Общем положении о юридическом отделе, юрисконсульте и отраслевом положении о юридической службе, утвержденном министерством, ведомством. В случае отсутствия такого приказа (инструкции) следует внести предложение руководству предприятия о его разработке.

В приказе (инструкции) рекомендуется, в частности:

предусмотреть общие принципы организации договорной, претензионной и исковой работы;

назвать структурные подразделения, ответственные за ведение договорной, претензионной и исковой работы, их функции;

определить порядок приема и отправки корреспонденции, относящейся к договорной, претензионной и исковой работе;

установить порядок и способы учета, хранения и регистрации договоров, претензий, исковых заявлений и всех документов, имеющих к ним отношение;

дать поручение руководителям структурных подразделений о разработке и утверждении должностных инструкций, регламентирующих обязанности работников, занимающихся договорной, претензионной и исковой работой.

Необходимо провести со всеми работниками предприятия, имеющими непосредственное отношение к договорной, претензионной и исковой работе, занятия по изучению приказа (инструкции).

1.4.1.2. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует участвовать в разработке текстов бланков договоров, исковых заявлений, актов приемки продукции (товаров) по количеству и качеству и других документов, относящихся к договорной, претензионной и исковой работе. При проведении этой работы следует проанализировать содержание всех документов по данному вопросу, направленных контрагентам в прошедшем году, и внести соответствующие предложения руководителю предприятия. При разработке текстов указанных документов следует руководствоваться требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к содержанию и форме договоров, претензий, исковых заявлений и других унифицируемых на предприятии документов.

1.4.2. Договорная работа

В соответствии с Общим положением о юридическом отделе, юрисконсульте юридическая служба предприятия должна организовывать совместно с другими подразделениями работу по заключению хозяйственных договоров, участвовать в подготовке проектов указанных договоров и визировать их.

Юридическому отделу (юрисконсульту) предприятия необходимо ежегодно перед началом договорной кампании анализировать практику заключения и исполнения хозяйственных договоров за прошедший год. При этом следует выяснять, отвечают ли условия договоров законным интересам как предприятия, так и его контрагентов, какие в связи с этим условия следует изменить или уточнить, а также имеется ли необходимость в установлении других условий, в частности дополнительных имущественных санкций.

Необходимо также проанализировать данные о суммах штрафов, выплаченных предприятием за нарушение сроков поставки продукции, за поставку продукции ненадлежащего качества, за сверхнормативный простой вагонов и другие нарушения договорных обязательств. Материалы анализа следует учитывать при подготовке договоров, их заключении и исполнении.

При выявлении недостатков в договорной работе (несвоевременность заключения договоров, "амнистирование" нарушителей договорной дисциплины, нарушение порядка расчетов с контрагентами, нарушение инструкций о порядке приемки продукции по количеству и качеству и т.д.) следует внести соответствующие предложения руководителю предприятия.

При наличии серьезных недостатков в договорной работе или при изменении структуры хозяйственных связей и в других необходимых случаях целесообразно внести предложение о подготовке приказа по предприятию. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует принять участие в разработке такого приказа.

Принимая совместно с другими подразделениями участие в определении формы договорных отношений, юридический отдел (юрисконсульт) должен прежде всего выяснить, не выдан ли наряд (заменяющий его документ) сверх плана производства, не нарушен ли порядок и сроки его выдачи. Кроме того, следует также учитывать установившуюся практику взаимоотношений с контрагентом. При отсутствии замечаний по наряду (заменяющему его документу) юридический отдел (юрисконсульт) и руководитель соответствующего структурного подразделения представляют руководству предприятия предложения о возможном способе установления договорных отношений (путем заключения договора, подписываемого сторонами, путем принятия наряда к исполнению, путем подтверждения поставщиком принятия заказа покупателя). При этом договорные отношения по поставке продукции и товаров, оформляемые путем принятия поставщиками и покупателями наряда к исполнению, должны устанавливаться в порядке, определенном в Инструкции, утвержденной постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 19 сентября 1975 года N 118 (см. "Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР", 1976 года N 1).

Юридический отдел (юрисконсульт) при визировании проекта хозяйственного договора, заключаемого предприятием с контрагентом, должен удостовериться в наличии виз тех руководителей структурных подразделений, с которыми данный проект договора должен быть согласован, а также убедиться в соблюдении сроков оформления проекта договора. Если нарушены сроки оформления договоров, целесообразно поставить об этом в известность как заинтересованное структурное подразделение, так и руководство предприятия. При проверке соответствия проекта договора требованиям законодательства следует прежде всего выяснить, все ли существенные условия содержатся в договоре.

При отсутствии замечаний проект договора визируется и передается в установленном порядке на подпись руководству предприятия. Если какой-либо пункт проекта договора не соответствует действующему законодательству, юридический отдел (юрисконсульт) вносит предложение о его изменении.

Если у предприятия имеются какие-либо возражения по условиям договора, то они фиксируются в протоколе разногласий. Этот протокол проверяется юридическим отделом (юрисконсультом) с точки зрения его законности одновременно с проектом договора, по условиям которого он составлен.

При рассмотрении протокола разногласий, полученного от контрагента, следует обратить внимание на своевременность его составления, а также на законность и мотивированность возражений структурных подразделений против тех или иных предложений контрагента. В случае полного или частичного несогласия с предложениями контрагента предприятием в установленный законом срок принимаются меры к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий.

1.4.3. Претензионная работа

1.4.3.1. В соответствии с Общим положением о юридическом отделе, юрисконсульте претензионная работа на предприятии ведется либо юридической службой, либо другими подразделениями в зависимости от конкретных условий, сложившихся на предприятии.

1.4.3.2. Если ведение претензионной работы возложено на юридическую службу, необходимо вести учет претензий и связанных с ним документов по единой, утвержденной у руководства предприятия форме (представляется наиболее приемлемой журнальная форма). Следует также разработать и представить на утверждение специальную форму учета исполнения контрагентами своих обязательств, в соответствии с которой структурные подразделения в установленный срок должны передавать юридическому отделу (юрисконсульту) сведения, необходимые для предъявления претензий.