Краткие указания по применению и заполнению типовых
междуведомственных форм первичной документации по учету
сырья и материалов

____________________________________________________________________
Фактически утратили силу.
Дополнительную информацию см. в ярлыке "Примечания"
____________________________________________________________________

Журнал учета поступающих грузов (форма N М-1)

Форма применяется для регистрации транспортных, товарных и других документов, связанных с получением грузов с железных дорог, водных пристаней, экспедиционно-транспортных контор и с оприходованием их на складе предприятия (организации). В журнале отмечают также запросы по розыску непоступивших грузов.

Журнал ведет отдел снабжения (или бухгалтерия), он предназначен для контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей.

Записи в журнале ведут на основании транспортных и отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов.

По мере поступления материальных ценностей на склад предприятия в журнале записывают номера приходных ордеров (или актов о приемке) и даты поступления или делают отметки о запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.

В графе "Примечание" записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др.

Доверенности (формы N М-2 И М-2а)

Форма N М-2 применяется для оформления права отдельного должностного лица выступать в качестве доверенного предприятия (организации) при получении определенных материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре выдает бухгалтерия предприятия (организации) под расписку получателю.

Форму N М-2а применяют предприятия, организации и учреждения, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей формы N М-2б.

Журнал учета выданных доверенностей (форма N М-2б)

Форма применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении.

При использовании формы N М-2 данные о выдаче и получении фиксируют в корешке доверенности. В этом случае журнал учета выданных доверенностей не ведут.

Приходные ордера (формы N М-3 И М-4)

Формы применяются для учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

Однострочный приходный ордер предназначен для оформления поступления материальных ценностей только одной номенклатурной позиции, а многострочный ордер - для оформления нескольких номенклатурных позиций материалов.

Акт о приемке материалов (форма N М-7)

Форма применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождения с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

Акт в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приема ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один в бухгалтерию предприятия для учета движения материальных ценностей, другой отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборные карты
(формы N М-8, М-8а, М-9, М-9а, М-28 И М-28а)

Применяются для учета отпуска сырья, материалов, покупных полуфабрикатов цехам (объектам) в пределах утвержденного лимита и являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта предназначена для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения или другими отделами по указанию руководителя предприятия на основе соответствующих расчетов планово-производственного отдела. На стройках лимитирование расхода материалов производится плановым или производственным отделом при составлении производственных планов.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров), на один вид затрат (заказа) в двух экземплярах (кроме формы N М-28), сроком на один месяц. Код затрат (заказа) является составной частью кода аналитического учета.

Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю материалов, второй экземпляр - складу или кладовой цеха (участка).

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка).

Для сокращения количества первичных документов в условиях применения современных вычислительных машин рекомендуется внедрять там, где это целесообразно, систему оформления отпуска материалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Записи в карточку складского учета по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материала на складе кладовщик должен производить, как правило, после каждой выдачи материала цеху, либо по мере закрытия лимитно-заборных карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита и выверки итоговых данных с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитно-заборных карт (при ведении их в двух экземплярах). Выверки итоговых данных подтверждаются соответствующими подписями. На конец месяца должны быть сданы все лимитно-заборные карты (или месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита.

В лимитно-заборных картах таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру, как правило, с помощью вычислительной техники.

При выписке лимитно-заборной карты в одном экземпляре таксировка общего количества расхода за месяц производится на карточках складского учета.

Сверхплановый отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя предприятия (организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

Всякий сверхлимитный отпуск на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования (форма N М-10а). Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их установления.

Лимитно-заборная карта предназначена:

форма N М-8 - для многократного отпуска одного номенклатурного номера материала на один месяц;

форма N М-8а - для отпуска одного номенклатурного номера материала на квартал на предприятиях с длительным циклом производства (там, где это целесообразно). Лимит устанавливается в целом на квартальную программу с разбивкой по месяцам. Два отрывных талона используются для записи операций в первом и втором месяцах квартала. Правила оформления талонов такие же, как и лимитно-заборных карт;

форма N М-9 - для многократного отпуска двух-пяти номенклатурных номеров материалов на один месяц. Заведующий складом или получатель расписывается за все отпущенные (полученные) материалы, расположенные в лимитно-заборной карте на одной строке. При отсутствии операции отпуска (получения) какого-либо из этих материалов в соответствующей графе делается прочерк;

форма N М-9а - для четырехкратного отпуска лимитированных материалов, относящихся на один вид затрат (заказа) на один месяц. В тех случаях, когда лимитно-заборная карта предназначена для получения (отпуска) материальных ценностей, относящихся на различные виды затрат (заказов), представляется право при печатании формы N М-9а дополнить ее графой "Корреспондирующий счет";

форма N М-28 - для отпуска материалов на строительные объекты ведется в течение всего периода строительства и находится у производителя работ. Одновременно составляется ежемесячная лимитно-заборная карта по форме N М-28а, находящаяся на складе. При отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте формы N М-28, а получатель - в лимитно-заборной карте формы N М-28а. В конце месяца производитель работ по результатам инвентаризации заполняет графу 14 формы N М-28. Фактический расход материалов за месяц определяется путем подсчета по каждой строке (за вычетом возврата и остатка на объекте на конец месяца).

Оформленные лимитно-заборные карты вместе с первичными документами прикладываются к материальному отчету и сдаются кладовщиком и производителем работ в бухгалтерию. В бухгалтерии по отчету склада проверяется правильность списания материалов на производство по каждому объекту и участку в целом и одновременно определяются данные о расходе материалов в лимитно-заборной карте формы N М-28 с начала строительства по каждому объекту. Лимитно-заборные карты по незаконченным (переходящим на следующий месяц) объектам возвращаются производителю работ;

форма N М-28а - для учета отпуска материалов строительным объектам с центрального склада или склада участка. Лимитно-заборная карта выписывается на каждый объект на один месяц.

Лимитно-заборные карты N М-28 и М-28а монтируются с вкладными листами на необходимое количество отпуска в течение месяца.

Требования (формы N М-10, М-10а И М-11)

Формы применяются для учета отпуска материалов, они являются основанием для списания материалов со склада. Требование по форме N М-10а используют при получении материалов сверх установленного лимита или при замене материала.

Требование на отпуск материалов выписывают в двух экземплярах (один экземпляр для цеха, второй - для кладовщика) и передают в бухгалтерию в установленном порядке.

При выдаче особо дефицитных и дорогостоящих материалов лицо, имеющее право давать разрешение на отпуск материальных ценностей в формах N М-10 "Требование (однострочное)" и N М-10а "Требование (сигнальное)" по строке "разрешил" проставляет количество материала прописью и подтверждает это своей подписью.

Накладные на внутреннее перемещение материалов
(формы N М-12 И М-13)

Формы применяются для учета движения материальных ценностей внутри предприятия.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования ценностей. Накладную сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладные на отпуск материалов на сторону
(формы N М-14 И М-15)

Формы применяются для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям.

Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

При отпуске материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

Карточка складского учета материалов (форма N М-17)

Форма применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, зав. складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операций.

Реестр приемки-сдачи документов (форма N М-18)

Форма применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию приходно-расходных документов.

Реестр составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации) вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Ведомость учета остатков материалов на складе
(форма N М-20)

Форма ведется на предприятиях (в организациях), учитывающих материалы по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Акт об остатках и на списание израсходованных материалов
открытого хранения (форма N М-22а)

Акт составляется для определения израсходованных в строительстве материалов открытого хранения. Инвентаризация этих материалов производится комиссией, в состав которой должен входить представитель бухгалтерии.

Остаток на начало месяца и поступление материала за месяц проставляются на основании данных учета, проверенных бухгалтерией, и приходных материальных документов, а фактическое наличие - на основании инвентаризации.

Сигнальная справка об отклонениях фактического остатка
материалов от установленных норм запаса (форма N М-34)

Применяется для контроля за отклонением фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения.

Составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса и об остатках материалов, находящихся без движения.

Справка заполняется на основании данных складского сортового учета материалов (типовая междуведомственная форма N М-17).

Критерий для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения предприятия (организации).